¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Antes el número de procesos jurídicos en los que se hacía uso de medios electrónicos era menor. Aunque estaba regulado en diversos ordenamientos, eran más las autoridades y participantes del sector legal los que negaban el uso de la tecnología para establecer relaciones contractuales.

Como consecuencia de la pandemia derivada del COVID 19 y el traslado del mundo físico al mundo digital en muchos aspectos de la vida, esos participantes del sector jurídico cambiaron su visión y admitieron el uso de dispositivos digitales y la información generada a través de ellos en sus procesos de contratación.

Soy abogado recién egresado de la Facultad de Derecho. Empecé la carrera litigando en los Tribunales de la Ciudad de México en tercer semestre. Desde entonces, los códigos de procedimientos civiles federal y local, así como el código de comercio en su parte procesal admitían el uso de medios electrónicos para el desarrollo de los juicios en el tribunal. Asimismo, los ordenamientos subjetivos permitían obligarse a través de medios digitales. No obstante, era común escuchar a los maestros de la universidad, colaboradores del tribunal y abogados del despacho alegar que el uso de la tecnología en el Derecho era remoto y mientras los procedimientos jurídicos debían seguirse celebrando físicamente.

El Poder Judicial se desmarcó de esta línea de pensamiento y el 6 de junio de 2011 se reformó la Ley de Amparo para permitir la tramitación del juicio en línea. Así, a partir de esta reforma se incorporó como parte de las obligaciones jurisdiccionales llevar un expediente electrónico a la par del expediente físico, así como la posibilidad de desarrollar el juicio en su totalidad a través de la plataforma electrónica del Consejo de la Judicatura Federal.

El cambio de pensamiento del poder judicial se dispersó hacia otras autoridades y afortunadamente cuando empezó la pandemia existían herramientas para hacer frente al nuevo estilo de vida. Además, la Suprema Corte y los Tribunales Colegiados de Circuito durante este periodo han emitido criterios que impulsan el uso de medios electrónicos para el desarrollo de procesos judiciales y administrativos.

Sector Privado.

De la misma manera, se desarrollaron soluciones tecnológicas para hacer más eficientes los procesos de negociación y contratación para el sector privado. Así nacieron los contract lifecycle management (CLM por sus siglas en inglés).

Un CLM es un sistema para la gestión de documentos y firmas electrónicas que auxilia al usuario desde el momento de la construcción de un contrato, hasta su negociación, firma, ejecución y resguardo.

En otras palabras, este tipo de plataformas funcionan en internet y ayudan a cualquier persona que necesite crear un contrato o cualquier otro documento jurídico, enviarlo a firma y posteriormente resguardarlo en un repositorio con completa validez jurídica. 

Para un abogado independiente o freelance, la inversión en una solución de firmas y gestión de documentos como el STARTER de TRATO representa eficiencia y rapidez para la atención a sus clientes.

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

Un CLM es un sistema para la gestión de documentos y firmas electrónicas que auxilia al usuario desde el momento de la construcción de un contrato, hasta su negociación, firma, ejecución y resguardo.

La convergencia entre los contratos electrónicos y el uso de un CLM te permitirá monitorear la trazabilidad de los documentos que trabajes de manera electrónica, almacenando toda la documentación relacionada con los mismos. Además, ofrece el flujo de negociación que permite al usuario colaborar en la construcción y firma de documentos electrónicos  con personas externas a la plataforma.

Esta tecnología concede eficiencia en el desarrollo de dichos procesos. En particular, el uso de TRATO representa economía y seguridad en la gestión de documentos electrónicos.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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