¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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TRATO es un software que ayudará a tu empresa en la administración y gestión tanto de contratos como de documentos electrónicos para el proceso previo y de post negociación, así como la firma de los participantes. A esta herramienta se le conoce como Contract Lifecycle Management (CLM)

¿Qué es la administración de contratos?

La administración de contratos comprende la gestión para la creación, negociación y firma de contratos, así como el almacenamiento, medidas para la autenticación de los participantes y acciones de ejecución y cumplimiento de obligaciones a través de internet y otros medios electrónicos.

El uso de herramientas tecnológicas en la administración de contratos permite que los encargados del proceso contractual y los participantes ocupen su tiempo en tareas más importantes que la firma de contratos, renovación o traslados.

¿Qué funciones ofrece un CLM como TRATO?

  1. Gestión de documentos:

Para la gestión de documentos, un CLM como TRATO auxilia al Usuario en el desarrollo distintas etapas del proceso contractual:

  1. Creación del documento.

La plataforma tecnológica de TRATO permite la firma digital válida de cualquier documento. El proceso de firma parte de la construcción del documento o contrato, en donde el usuario podrá establecer los datos de los participantes, sus obligaciones y el espacio de firma de cada uno.

  1. Envío y negociación del documento.

Los participantes recibirán el documento o contrato en la bandeja de su correo electrónico y podrán hacer observaciones, comentarios o proponer modificaciones en la ventana de firma. La negociación y el envío quedarán registrados en el Ciclo de Vida del contrato y dicho registro estará almacenado en el expediente electrónico con el contrato.

  1. Aceptación y firma del documento.

La firma electrónica del contrato brinda mayores elementos de seguridad que la firma convencional, derivado de la tecnología. Pueden implementarse medidas de seguridad biométricas o basadas en blockchain que permitan identificar a los usuarios en un contrato y que este no será modificado después de la fecha de firma.

  1. Término y renovación automática del documento.

TRATO tiene integrado un calendario inteligente que al conectarse con los documentos enviados puede registrar distintas fechas como fechas de pago, renovación del contrato, terminación de vigencia, etc… El Usuario puede establecer notificaciones automáticas para recordar esas fechas a los participantes y enviar renovaciones de contrato u otros documentos de manera automática.

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CLM TRATO DEMO

Medidas de seguridad del CLM

Adicionalmente, pueden añadirse elementos de seguridad a la firma electrónica para dar certeza sobre la identidad y el momento de firma:

  1. Blindaje biométrico de firmas electrónicas.

TRATO integra medidas de seguridad basadas en biometría para verificar que la persona que está firmando el contrato es quien dice ser. Por ejemplo, puede utilizarse el video de aceptación de los términos y condiciones del contrato, así como la verificación de la identificación oficial del participante contra la base de datos pública de la autoridad respectiva. También, puede compararse la fotografía de la identificación con una selfie del firmante al momento de firma del contrato.

Además de brindar mayor seguridad a la firma del documento, este tipo de medidas permiten que el usuario cumpla con distintos procedimientos exigidos por la autoridad, como la autenticación de usuarios a través de medios electrónicos para la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.

Esta información está protegida y encriptada y solamente el usuario tendrá acceso a ella. Adicionalmente, los datos biométricos y personales están conectados al documento firmado, por lo que no podrán utilizarse con otra finalidad.

  1. Geolocalización de los participantes.

La ubicación de los firmantes es un elemento que permite verificar el lugar de firma y relacionarlo con el domicilio de los participantes o de cumplimiento del contrato. Esta medida permite dar certeza del domicilio del firmante o del lugar de firma.

Este tipo de medidas permiten que el usuario cumpla con distintos procedimientos exigidos por la autoridad, como la autenticación de usuarios a través de medios electrónicos para la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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