¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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¿Qué pasó con el outsourcing?

La figura de subcontratación de personal (outsourcing) estuvo regulada por muchos años en la Ley Federal del Trabajo (LFT). A través de este mecanismo, las empresas que tuvieran la necesidad de cubrir servicios en específico podían contratar a otra para que prestara a sus trabajadores con el fin de realizar dichas actividades sin generar una relación laboral entre la primera empresa y los trabajadores de la segunda.

El 23 de abril de 2021 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la reforma a la LFT y otros ordenamientos, con el fin de prohibir el outsourcing, dejando abierta la posibilidad de subcontratar personal especializado, siempre que dicha especialidad no forme parte de la actividad preponderante de la empresa que requiera los servicios. Lo anterior significa que los servicios requeridos no deberán estar comprendidos en el objeto social de la empresa que los solicite.

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¿Cómo cumplir con la subcontratación de personal especializado?

Para lo anterior, la empresa proveedora de personal especializado deberá contar con un registro ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Además, la reforma señala que se permite la subcontratación de obras especializadas siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:

  1. El artículo 15 A de la reforma a la Ley Federal del Trabajo establece que las relaciones laborales de subcontratación especializada deberán celebrarse por contrato, en modalidad física o electrónica.

Puedes encontrar una plantilla de este contrato y otros en materia laboral en la página de TRATO (agregar link a playlist)

  1. Asimismo, es necesario señalar los servicios a proporcionar detallando:
  1. La especialidad de los trabajadores;
  2. período de la vigencia de los servicios;
  3. número de trabajadores;
  4. datos personales de cada uno de ellos (nombre, CURP, número de seguridad social, salario base y RFC); y,
  5. copia simple del registro ante la Secretaría.
  1. Por otro lado, la ley establece como requisito que las personas físicas o morales que se dediquen a la subcontratación de personal especializado deberán proporcionar cuatrimestralmente (a más tardar los 17 de  enero, mayo y septiembre) información relacionada con los contratos de subcontratación que hayan celebrado.

La información que se compartirá debe contener:

i. De los participantes del contrato: 

  • Nombre o denominación social
  • RFC
  • Domicilio Social
  • Correo electrónico 
  • Teléfono de contacto.

ii. De cada uno de los contratos que celebren: 

  • Objeto (especialidad)
  • Periodo de vigencia
  • Relación con los trabajadores (indicando nombre, CURP, número de seguridad social, salario base y RFC)

iii. Copia simple del registro ante la Secretaría.

Para dar cumplimiento a lo anterior será necesario tener completo control y trazabilidad sobre los contratos que celebre la empresa de subcontratación especializada. Por ello, es posible hacer uso de medios electrónicos para facilitar la creación, negociación y firma de los contratos y cualquier documento relacionado con esta operación.

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TRATO facilita la celebración de contratos, el cumplimiento y la presentación de los reportes exigidos por la Ley Federal del Trabajo ya que puedes dar completo seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos trabajados en nuestra plataforma tecnológica gracias al sistema blockchain. Además, TRATO permite dar fecha cierta a los documentos firmados mediante el sello de tiempo de la NOM-151-SCFI-2016 certificado por la Secretaría de Economía.

Por lo anterior, al utilizar TRATO puedes dar cumplimiento a la reforma en materia laboral, así como a los demás ordenamientos legales, ya que es posible utilizar medios electrónicos para contratar en cualquier materia, haciendo eficientes y seguros tus procesos de contratación.

En TRATO nos encargamos de proteger y hacer eficientes los actos jurídicos y negocios de nuestros usuarios, a través de la innovación tecnológica en cumplimiento de las disposiciones legales, para que a través de nuestra plataforma cuenten con la solución adecuada a sus necesidades.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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