¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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El 4 de agosto se publicó en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México una reforma que refuerza el uso de la Tecnología y los medios electrónicos en la celebración de contratos y otros actos jurídicos. Al respecto, se reformaron el Código Civil de la Ciudad de México y la Ley del Notariado.

El Derecho Mexicano regula algunos actos jurídicos que requieren la participación de un tercero de confianza del estado que dé fe (certifique) de la existencia y validez de los actos celebrados; a estos terceros se les llama fedatarios públicos y pueden ser Notarios o Corredores públicos.

Los Notarios Públicos de la Ciudad de México ofrecen sus servicios de conformidad con lo establecido en la Ley del Notariado y el Colegio de Notarios de la Ciudad de México.

Al respecto, la reforma del 4 de agosto modificó los artículos 1520, 1520 Bis y 1520 Ter del Código Civil para permitir el uso del  protocolo digital de los Notarios Públicos para garantizar el acceso a sus servicios a través de los medios electrónicos. 

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Protocolo Notarial digital

Además, fue necesario modificar la Ley del Notariado para incluir los siguientes conceptos:

  1. Actuación Digital Notarial. Se reforman los artículos 2 y 100 Bis de la ley para reconocer el ejercicio de la actividad notarial a través de medios electrónicos con equivalencia funcional al protocolo ordinario.
  1. Firma Electrónica Notarial. Se añade al artículo 2 el concepto de Firma Electrónica Notarial, que tendrá los mismos efectos que la firma autógrafa de los fedatarios.
  1. Conservación Digital de Instrumentos. El artículo 7 de la Ley permite el uso de medios electrónicos para crear, almacenar y conservar los instrumentos y demás actuaciones notariales.
  1. Uso de medios electrónicos en la actividad notarial. El artículo 32 de la Ley faculta a los fedatarios públicos a hacer uso de los medios tecnológicos para formarse convicción (dar fe) respecto de distintos hechos.
  1. Protocolo Digital. Los artículos 76 y 100 Quince integran el protocolo digital a la definición de Protocolo en sentido amplio.
Notaría Pública Electrónica
Notaría Pública Electrónica

Trato te ayuda a tener tu Testamento Digital

Con relación  estas reformas, mediante la Plataforma Tecnológica de TRATO puedes hacer uso del Testamento Digital en caso de urgencia. Pero además, entre otras soluciones tecnológicas que provee TRATO se encuentran:

  • la celebración de asambleas societarias a distancia mediante medios electrónicos, lo que se conoce como Derecho Corporativo Digital.
  • la emisión de títulos acciones mediante formato electrónico;
  • las comunicaciones electrónicas certificadas, entendidas como aquellas realizadas a través de medios electrónicos o mensajes de datos y que cumplen con los requisitos establecidos las leyes aplicables para ser válidas frente a cualquier autoridad.

Actualmente, la digitalización de procesos y documentos se ha convertido en un imperativo que este tipo de reformas refuerzan y que plataformas tecnológicas como TRATO habilitan.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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Sebastian Soriano

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