¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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El 4 de agosto se publicó en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México una reforma que refuerza el uso de la Tecnología y los medios electrónicos en la celebración de contratos y otros actos jurídicos. Al respecto, se reformaron el Código Civil de la Ciudad de México y la Ley del Notariado.

Dentro de los asuntos más importantes que ocupan a una empresa está el Corporativo.

¿Qué es el Gobierno Corporativo?

El gobierno corporativo es el conjunto de reglas y principios que regulan la estructura y el funcionamiento de los órganos de gobierno (asamblea general de socios o accionistas y el órgano de administración). En ese sentido, establecen la manera en que debe darse la relación entre el consejo de administración y los socios o accionistas.

En los últimos años, en específico derivado de la pandemia por el virus COVID-19, más empresas han optado por digitalizar sus procesos corporativos.

Al respecto, la reforma del 4 de agosto integra el uso de medios electrónicos para facilitar la celebración de asambleas y la organización en la estructura de las sociedades constituidas en México.

Celebración de Asambleas a distancia

El Código Civil de la Ciudad de México y la Ley del Notariado fueron modificadas para reconocer el uso de medios electrónicos en la organización, estructura y administración de los órganos de las sociedades civiles.

Los artículos 2675 y 2713 fueron reformados para permitir la celebración de Asambleas a distancia y Resoluciones Unánimes a distancia de los socios a través de videoconferencias siempre que se señale el medio electrónico por el cual se celebrarán. 

Entre otras cosas, las herramientas digitales pueden utilizarse para realizar las reuniones de los órganos de administración de la empresa, difusión de información para los socios o accionistas con los requisitos legales y trazabilidad necesaria y comunicaciones electrónicas certificadas.

Una comunicación electrónica certificada es aquella realizada a través de medios electrónicos o mensajes de datos y que cumple con los requisitos establecidos en el Código Civil, el Código de comercio, así como demás leyes aplicables, para ser válida frente a cualquier autoridad.

Gracias al reconocimiento de las comunicaciones electrónicas certificadas y la adopción de medios electrónicos para la elaboración de los actos corporativos en el marco jurídico mexicano, cualquier empresa, asociación, despacho o persona moral en general, podrán hacer uso de herramientas digitales para hacer más eficientes sus procesos internos.

Como recordarás, la reforma también plantea la existencia de los bienes digitales, lo anterior, junto con el reconocimiento de las asambleas digitales permite la existencia de asambleas ordinarias y extraordinarias, resoluciones unánimes,  títulos de acciones, entre otros en su modalidad electrónica.

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Podemos entender a la tecnología de distintas formas:

Canal. Aporta a las comunicaciones, haciéndolas más eficientes y al alcance de cualquier persona;

Soporte. Da lugar al nacimiento de los documentos electrónicos, pues permite la gestión (creación, modificación, conservación y destrucción) de actos jurídicos desde su inicio; y

Arquitectura. Desarrolla un nuevo espacio digital, ofreciendo al público la posibilidad de actuar a distancia a través de la red, hacia donde migran los objetos, sujetos y actividades del mundo físico.

La digitalización en una empresa se consigue a través del empleo de herramientas tecnológicas que impactan sobre los procesos corporativos, el modelo de negocios y la relación con los clientes.

Gracias a la tecnología existen diversos medios para vincular la información en forma electrónica a personas o entidades concretas, con objeto de garantizar la integridad de esa información o de permitir que las personas demuestren la capacidad que tienen para celebrar un acto determinado, así como comprobar su identidad.

Por lo anterior, se permitió el uso de medios electrónicos en las distintas ramas del Derecho, en concreto la Civil y Mercantil; y se establecieron distintos lineamientos que permiten el uso de herramientas digitales para la creación, administración y ejecución de todo tipo de actos jurídicos como los contratos electrónicos, los bienes digitales y la asambleas digitales.

Puedes revisar nuestro artículo Derecho Corporativo Digital para leer algunos ejemplos del uso de medios electrónicos para la estructura y organización de las empresas.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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Sebastian Soriano

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