¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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El pasado 4 de agosto del 2021 se publicó en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México un Decreto por el que se reforman diversas disposiciones del Código Civil de la Ciudad de México y la Ley del Notariado.

En general se modifican distintos artículos relacionados con la oferta, negociación, aceptación y firma de contratos a través de medios electrónicos para detallar la manera en que éstos deben celebrarse y por otro lado, se permite el uso de medios electrónicos en materia de sucesiones y sociedades civiles. 

REFORMAS:

  1. Reformas al Código Civil de la Ciudad de México para el uso de medios electrónicos y tecnología.

Aunque antes de la reforma fuera posible celebrar actos jurídicos a través de medios electrónicos, se definieron algunos conceptos que refuerzan el uso de la tecnología en el Derecho.

Bienes Digitales. Primero, la reforma modifica el artículo 1392 Bis para reconocer los legados sobre bienes digitales (cuentas de correo electrónico, sitios web, tokens, cuentas bancarias, valores financieros, etc…). Esto es importante pues por primera vez el Código Civil reconoce la existencia de los “bienes digitales”. 

Un bien digital comprende la digitalización de los derechos que tenemos sobre las cosas (como el derecho a la propiedad), por ejemplo dinero en cuentas bancarias digitales, títulos de propiedad electrónicos, páginas de internet, etc…; cualquier cosa puede representarse en un bien digital. En TRATO hemos desarrollado Activo Digital®, el cual sobrepasa los requisitos establecidos en el Código, para que puedas aprovechar el uso de esta herramienta tecnológica con valor legal.

Protocolo Digital. Asimismo, los artículos 1520, 1520 Bis y 1520 Ter permiten el uso del  protocolo digital de los Notarios Públicos para la celebración del Testamento Público Abierto a través de medios electrónicos. De esta manera los fedatarios públicos harán uso de los medios electrónicos para facilitar el acceso a la justicia y a los servicios públicos en materia notarial. En la Plataforma Tecnológica de TRATO puedes hacer uso del Testamento Digital en caso de urgencia.

Oferta a través de medios electrónicos. Por otro lado, el artículo 1805 le da la misma regla a la oferta hecha a través de medios electrónicos y la hecha entre presentes. De manera que si una oferta se hace a través de medios electrónicos sin fijación de plazo, la contraparte únicamente quedará desligada si la acepta inmediatamente. Esto es importante pues da a la contratación a través de medios electrónicos los mismos efectos que la contratación presencial, lo que significa que el legislador considera igualmente seguras ambas modalidades.

Uso de medios electrónicos en materia Civil. Además, el artículo 1811 establece que no se requerirá de estipulación previa entre los contratantes para hacer uso de medios electrónicos en la celebración de actos jurídicos.

Celebración de Asambleas a distancia. Los artículos 2675 y 2713 fueron reformados para permitir la celebración de Asambleas a distancia y Resoluciones Unánimes a distancia de los socios a través de videoconferencias siempre que se señale el medio electrónico por el cual se celebrarán. 

  1. Reformas a la Ley del Notariado de la Ciudad de México.

Por su parte, la Ley del Notariado fue reformada para permitir la gestión de los protocolos digitales.

Actuación Digital Notarial. Se reforman los artículos 2 y 100 Bis de la ley para reconocer el ejercicio de la actividad notarial a través de medios electrónicos con equivalencia funcional al protocolo ordinario.

Firma Electrónica Notarial. Se añade al artículo 2 el concepto de Firma Electrónica Notarial, que tendrá los mismos efectos que la firma autógrafa de los fedatarios.

Conservación Digital de Instrumentos. El artículo 7 de la Ley permite el uso de medios electrónicos para crear, almacenar y conservar los instrumentos y demás actuaciones notariales.

Uso de medios electrónicos en la actividad notarial. El artículo 32 de la Ley faculta a los fedatarios públicos a hacer uso de los medios tecnológicos para formarse convicción (dar fe) respecto de distintos hechos.

Protocolo Digital. Los artículos 76 y 100 Quinque integran el protocolo digital a la definición de Protocolo en sentido amplio.

Estas reformas ya están vigentes y la tecnología de TRATO está actualizada para cumplir con los requisitos establecidos en esta reforma y nuestra Plataforma Tecnológica está lista para que cualquiera aproveche los beneficios que tiene el uso de los medios electrónicos.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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