¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Las sociedades mercantiles tienen por objeto ejercer actos de comercio o actividades que estén sujetas al derecho mercantil; su existencia tiene su origen en la necesidad de unir esfuerzos y recursos, con la finalidad de alcanzar fines concretos establecidos las formas de participación y de obtención de frutos de esos esfuerzos. Para que los acuerdos y compromisos sean exigibles entre los integrantes que conforman esa sociedad, así como de la propia sociedad con terceros, se crea una figura en derecho que se denomina persona moral, la cual representa, da personalidad y tiene facultades para representar a los miembros de esa sociedad frente a personas físicas, así como frente a otras personas morales y de gobierno.

En el Derecho en México existen diferentes regulación que son el marco normativo para este tipo de sociedades, dentro de esta clasificación existen varios tipos de sociedades, entre ellas la Sociedad Anónima de Capital Variable (S. A. de C. V.), la cual es la figura legal más usada en México, para conformar sociedades que son el fundamento legal de la existencia de las empresas. A continuación se describen las principales características de este tipo de sociedad.

¿Qué es una Sociedad Anónima de Capital Variable?

Como ya se mencionó, esta es una de las varias sociedades mercantiles que existen en el país y que sin duda alguna es la más utilizada para constituir empresas. Esta posee personalidad jurídica, patrimonio propio y se clasifica en una figura legal conocida como persona morales; son identificadas por sus siglas S.A. de C.V.

Características  de una Sociedad Anónima de Capital Variable

Se caracteriza principalmente por la participación de los socios en el capital de la empresa  a través de acciones (las cuales es posible establecer su valor y los derechos de voto y representación) por lo que se les denominara accionistas, para lograr constituirla se necesita por lo menos dos socios, los cuales pueden ser personas físicas o personas morales.

Respecto de las responsabilidades que puedan contraer los accionistas, estas se limitan al capital y acciones de la propia empresa, es decir, los socios están protegidos de responder de manera personal y en su patrimonio.

Para su constitución la ley establece los montos mínimos de capital, en relación al objeto de creación, forma de integrarse así como otros requisitos que pueden ser establecidos de forma particular, así como que  los socios establecerán cuál  será el valor de las acciones. Aunado a ello, los accionistas tienen  derechos económicos y corporativos, es decir, sobre las ganancias y de voto en las asambleas para la toma de decisiones concernientes a la misma empresa.

Para la administración de esta sociedad se puede llevar a cabo por una sola persona (mandatario) o por un Consejo de Administración, este administrador será designado desde el momento de la constitución de la empresa por acuerdo de las partes, y será designado de manera temporal y a cargo revocable. Por consiguiente los administradores son solidariamente responsables para con la sociedad.

¿Cómo se crea una Sociedad Anónima  de Capital Variable? 

Primero deberá establecerse todos los requisitos que conlleva crear el acta constitutiva, para que una vez constituida se lleve a cabo de facto.

No obstante, los requisitos que la ley (Ley General de Sociedades Mercantiles) señala para su constitución son;

  1. Que sean por lo menos dos socios. Y que cada uno de ellos suscriba por lo menos una acción.
  2. Que el contrato establezca  el monto mínimo del capital social.
  3. Que se exhiba el dinero en efectivo, por lo menos el 20% del valor de cada acción.
  4. Que se exhiba íntegramente el valor de cada acción que haya de pagarse.

Una vez constituida la empresa, para su funcionamiento deberá establecerse una Asamblea General Constitutiva, la cual es el órgano supremo de este tipo de asociación; una vez aprobada dicha asamblea, se procederá a la protocolización y registro del acta de esta y de los estatutos.

Cabe mencionar que los fundadores no pueden estipular a su favor ningún beneficio que menoscabe el capital social, ni en el acto de la constitución ni para lo porvenir. Todo pacto en contrario será nulo. De acuerdo a los requisitos de la ley, se establecen el valor, obligaciones y facultades para los tenedores de estas acciones debiendo contar con un título y certificado.

En este tipo de sociedad, al ser de capital variable, da la pauta a que el capital pueda aumentar o disminuir de acuerdo a las necesidades de la sociedad. 

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1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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