¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Para dilucidar la inquietud, empecemos con un ejemplo: Juan busca un departamento para rentar en la Ciudad de México. Se encuentra con Paola, corredora de bienes raíces. Paola le enseña una propiedad en la Condesa. A Juan le encanta el departamento y Paola le indica que hay muuuchos interesados. Por tal motivo, Juan desea inmediatamente apartarlo con la entrega de efectivo. Paola recibe el dinero y le entrega un recibo. Paola lo presenta con la dueña del departamento, Mariana y esta última, a través de Paola, le pide información financiera y recomendaciones para asegurar que Juan cumplirá con los términos del contrato de arrendamiento. Juan le entrega toda la documentación y todo parece estar en buenos términos. Juan recibe el contrato y encuentra algunas cláusulas que le preocupan, como la alta penalización por falta de pago oportuno o el hecho de que el contrato debe ser en dólares. Juan se desiste de ocupar el departamento y la dueña no desea regresarle el apartado. La situación entra en crisis. Las comunicaciones desordenadas. Y aún así, hay contrato.

“Artículo 78.- En las convenciones mercantiles cada uno se obliga en la manera y términos que aparezca que quiso obligarse, sin que la validez del acto comercial dependa de la observancia de formalidades o requisitos determinados.” (Código de Comercio)

Este es solo un escenario que ocurre normalmente en las operaciones de bienes raíces como en muchas otras áreas en dónde,  a pesar de que no se había firmado un documento, ya existían de antemano derechos y obligaciones que se debían cumplir, pero, ¿quién de las partes estaba completamente informado de todo los escenarios que podrían ocurrir al iniciar la relación? Por otra parte, en caso de que se hayan firmado documentos, ¿quién lleva el seguimiento de todas las comunicaciones y acuerdos traspapelados en cajones y/o escritorios llenos de papel? ¿no usas papel?, entonces en múltiples documentos, PDFs y carpetas regadas en el “escritorio” de tu computadora.

Gracias a la tecnología existen ahora herramientas que facilitan manejar el proceso completo de negociación entre los participantes de un contrato facilitando el proceso desde la creación de un documento jurídico, la negociación de los términos, la aprobación por parte de todas las partes involucradas, el consentimiento con la firma digital del documento y finalmente, el seguimiento de todas y cada una de las obligaciones y derechos contenidos en el mismo. Incluso, si el contrato está por vencer, asegurar que todas las partes estén enteradas para decidir si van o no a continuar con su relación jurídica.

A este tipo de herramienta se le conoce como un Administrador de Ciclo de Vida Contractual (ACVC) mejor conocido internacionalmente como “Contract Lifeycle Management (CLM)” cuya principal característica es que actua como un repositorio especializado de contratos en la nube enfocado a simplificar un proceso considerado comunmente tedioso por aquellas personas que manejan muchos contratos parar soportar sus múltiples operaciones. 

Volviendo al escenario, ¿qué hubiera pasado si Paola utilizara un Administrador del Ciclo de Vida Contractual?

Paola prepara toda la documentación con la colaboración de Mariana desde el ACVC. Cuando Juan decide apartar el departamento, se le facilita la posibilidad de firmar desde su móvil una promesa de contrato que regula con la debida anticipación las consecuencias de no firmar el documento final. Desde ese momento, Juan ya puede consultar el documento jurídico que tendrá que firmar en caso de concretarse la operación, una vez realizadas las validaciones correspondientes. Mariana recibe una notificación de manera inmediata sobre el interés de Juan en firmar el contrato de arrendamiento y revisa desde su computadora, la documentación que Juan subió. Mariana valida la información y a Juan le llega una notificación de que ya es momento de firmar el contrato de arrendamiento. Juan lo firma electrónicamente y lo guarda en sus propios archivos una vez que Mariana hizo lo propio. Mariana recibe cada mes a partir de dicho momento un recibo de pago de la renta sin necesidad de preocuparse sobre el cumplimiento del contrato.

En los tiempos de hoy, difícilmente pueden las empresas llevar el seguimiento de múltiples operaciones que ocurren con cada uno de sus clientes.  El seguimiento de los contratos, siendo uno de los más importantes, es comúnmente delegado al departamento jurídico que considera esta actividad como “talacha” pero que igualmente debe realizar, descuidando como consecuencia la parte sustantiva del derecho. Destinan no a uno, sino a múltiples personas para revisar términos que se repiten, procesos reiterativos, aunque con diversas modalidades de complejidad, con cada uno de sus clientes. Hoy, ya no es necesario. Es momento de ser eficientes con la innovación que tenemos a nuestro alcance.

Si todas la operaciones se realizaran con el apoyo de un ACVC, las operaciones serían más seguras y eficientes, además de los miles de dólares que se ahorrarían las empresas por litigios iniciados por falta de claridad en los documentos que sustentaron alguna vez, una relación profesional amistosa.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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