¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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La tecnología y los sistemas informáticos son utilizados con mayor frecuencia para demostrar la integridad y validez de los archivos electrónicos y en particular  los documentos jurídicos.

En México, para que un documento o contrato electrónico tenga plena validez legal y pueda presentarse ante cualquier autoridad, es necesario que cumpla con los requisitos establecidos en la NOM 151.

¿Qué es la NOM – 151 Y dónde se aplica?

La NOM 151 es el marco que regula las características que deben tener las constancias de conservación de mensajes de datos en los documentos electrónicos, también conocidos como sellos de tiempo.

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Adicionalmente la NOM 151 asegura que los documentos con firma electrónica no puedan ser alterados de ninguna forma, además de ser válidos frente a cualquier autoridad.

Al utilizar la NOM 151 en los documentos y contratos  electrónicos, se cumple con los principios establecidos en el artículo 8 de la Ley de la Firma Electrónica Avanzada:

  1. Integridad: El documento electrónico firmado ha permanecido completo e inalterado desde su firma.
  1. Autenticidad: Se tiene certeza de quién es la persona que ha emitido el documento electrónico.

Para lograr lo anterior, el CLM de  TRATO incorpora el sello de tiempo (timestamping)  de la NOM 151 a la firma del contrato electrónico para asegurar la inmutabilidad del documento, a través de la constancia de conservación de mensaje de datos.

Requisitos y beneficios de la NOM 151

En ese sentido, la constancia de conservación de mensajes  de datos de la NOM 151 o sello de tiempo (timestamping) es un mecanismo que puede utilizarse como evidencia del momento exacto de creación del documento, otorgando mayor seguridad jurídica a los documentos que son firmados de manera electrónica.

En materia fiscal, los sellos de tiempo operan como archivos digitales que marcan la cadena original del CFDI (factura electrónica) con un certificado digital emitido por una autoridad administrativa (SAT) , por lo que garantiza la autenticidad de dicho documento desde su origen.

Es importante mencionar que los Prestadores de Servicios Certificados tienen un papel importante, ya que son acreditados por la Secretaría de Economía y su función es dar fe de los actos que se lleven a cabo de manera electrónica. 

Asimismo, en materia educativa, desde el 2018 se reformó el REGLAMENTO DE LA LEY REGLAMENTARIA DEL ARTÍCULO 5o. CONSTITUCIONAL, RELATIVO AL EJERCICIO DE LAS PROFESIONES EN LA CIUDAD DE MÉXICO la Secretaría de Educación Pública certifica las cédulas profesionales con un sello digital de tiempo para demostrar la autenticidad del documento y la fecha desde la cual el profesional puede ejercer su trabajo.

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Para la impartición de justicia el Consejo de la Judicatura Federal implementó el uso de herramientas tecnológicas, en particular de los sellos de tiempo (timestamping) para emitir acuerdos, sentencias y escritos de los particulares.

Lo anteriormente expuesto está al alcance de los particulares gracias a las disposiciones contenidas en la NOM 151 y puede ser utilizado en la plataforma tecnológica de TRATO.

A partir de la pandemia, muchas organizaciones se vieron obligadas a digitalizar sus procesos de contratación para garantizar la seguridad de la información manejada en sus documentos y mejorar su gestión. Lo anterior, dado que con un sello de tiempo (timestamping) podremos saber con certeza cuándo se celebró un acto y quiénes fueron sus participantes.

TRATO es la plataforma líder de Latinoamérica en gestión de contratos digitales y firmas electrónicas, no esperes más comienza a digitalizar el área legal de tu negocio con la plataforma más segura del mercado. 

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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