¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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LA TRANSFORMACIÓN HACIA LA  JUSTICIA REMOTA

LA TRANSFORMACIÓN HACIA LA JUSTICIA REMOTA

Debido a la emergencia sanitaria del COVID-19 con sus negativas consecuencias como lo son la baja en la actividad económica, el aumento en las tasas de desempleo, los problemas en el sector salud que han rebasado la capacidad de atención entre otras consecuencias han afectado a la sociedad en múltiples aspectos; sin embargo por otra parte se ha logrado  aprovechar los elementos tecnológicos, materiales y humanos con los que actualmente contamos para realizar una rápida adecuación y un cambio en diversos sectores en los modelos de negocio, educativos, de interacción social y en general en todas las áreas de las relaciones humana. Durante los últimos meses de afectación por la emergencia sanitaria, tanto las personas como las empresas han tenido que adoptar un proceso de transformación para continuar con la producción y la generación de ingresos, así como la atención.

Uno de los sectores más afectados es el del área legal como consecuencia de  los procesos que han permanecido sin adecuación tecnológica durante décadas; sin embargo al presenciar como grupos y sectores se adaptaron a la tecnología y nuevas formas de comunicación, el sector legal  se ha visto obligado a tomar en consideración llevar a cabo una transformación para la implementación y uso generalizado  de las nuevas tecnologías, ya que la necesidad de reanudar cuanto antes las actividades judiciales para la impartición de justicia, para el cumplimiento de las medidas de distanciamiento y protección que son necesarias para contener la propagación en el número de contagios, ha generado una adopción inmediata para la transformación digital, enfocándose no únicamente en las personas y respecto a las relaciones contractuales, sino dirigida a la organización y funcionamiento de los órganos judiciales. 

La Justicia digital es una solución tecnológica que permite que los tribunales puedan resolver trámites de manera electrónica (en línea) y que estos tengan validez legal, pero al hablar de  ésta, no solo se trata de un expediente electrónico (del que se ha hablado por  años como un reto en construcción), si no en el uso de la tecnología para el apoyo directo en tribunales o instituciones relacionados con la administración de los justicia o trámites ante el gobierno, uso de herramientas web, gestión de tribunales, generación de documentos, bases de datos, implementación la comunicación externa entre los interesados y los tribunales etc.

Pero, ¿sería capaz la tecnología de cumplir con los procesos, principios y estándares de la justicia en México?  En el artículo 17 de la Constitución se establece que toda persona tiene derecho a que se administre justicia por tribunales que estarán expeditos para impartir en los plazos y términos que fija la ley, así mismo el artículo 6 reconoce que el Estado mexicano está obligado a garantizar el acceso universal, equitativo, asequible y oportuno a las tecnologías de la información y comunicación, por lo que al unir dichos preceptos nos establece que se deberá impartir en lo posible, justicia pronta y expedita, a través de medios digitales o tecnológicos. Con todo esto, los órganos en México han buscado  implementar la tecnología en sus procesos internos, tal es el caso de los Órganos Judiciales en específico el Tribunal Superior de Justicia donde está depositado el archivo judicial, el Boletín Judicial  automatizado y el Control de Información de Registros digitales entre otras medidas.

También se ha buscado innovar  mediante la implementación de las notificaciones electrónicas en diversas materias, con este tipo de avisos se logra tener por hechas las notificaciones, cuando las partes se ostenten sabedoras de una providencia, lo cual se logra mediante el sistema de notificaciones electrónicas, cuyo requisito esencial es que sean las propias personas dentro del juicio quienes expresamente soliciten dicho esquema.

Incluso existen preceptos legales en donde se prevén las autoridades encargadas de la creación de normas para modernizar estructuras orgánicas, sistemas y procedimientos administrativos, tanto en los servicios públicos como la impartición de justicia, por ejemplo se le ha conferido al Consejo de la Judicatura Federal la competencia para regular la integración de expedientes electrónicos y, en general, el uso de tecnologías para facilitar el acceso a la justicia y acercar al Poder Judicial Federal a la ciudadanía. 

A todo esto, es importante mencionar la difícil tarea que conlleva la transformación de acceder a una justicia totalmente digitalizada en México, pues un aspecto problemático de los juicios remotos por ejemplo, tiene relación con el difícil acceso a internet estable y de  buena velocidad, teniendo en cuenta que únicamente el 65.8% de los mexicanos tienen acceso a este, además de tener en cuenta la conexión precaria que se tiene, por lo que puede tener repercusiones en el principio de continuidad, al haber interrupciones constantes en las videoconferencias afectando directamente a los principios que rigen los procesos judiciales, así mismo la imagen en estas, debe ser nítida y sin retrasos.

Hay otros países como Finlandia, Austria, el Reino Unido,  Estonia, Eslovaquia y Hungría por mencionar algunos, en donde la incorporación de la tecnología se ha desarrollado de diferente manera al ámbito legal, por lo que lo han incorporado de manera gradual a través de programas funcionales  que  apoyan directamente a jueces, usando formatos en línea, páginas especiales en la red y otras formas de comunicación electrónica.  Austria,  por ejemplo, ha desarrollado el Elektronischer Rechtsverkehr (ERV) o Comunicaciones Legales Electrónicas, un sistema que se actualiza periódicamente con nuevas capacidades técnicas, logrando con este el desarrollo  para mejorar  la comunicación entre abogados y tribunales, donde poco a poco esta nueva herramienta se ha adaptado a otros grupos dentro del ámbito judicial. Así mismo, Inglaterra y Gales, establecieron un tribunal especial para procesar pequeñas demandas monetarias para grandes demandantes, todo desarrollado mediante el uso de herramientas tecnológicas.

Es notoria la necesidad de la incorporación de la tecnología a los órganos que imparten justicia no solo en México sino en el mundo, a través de infraestructura digital y la integración de grupos de abogados conocedores de la materia,  apasionados en el área tecnológica, con especialistas de Tecnologías de la Información que desde un principio  busquen comprender de manera clara las necesidades de la sociedad actual, estar con ella en  todo momento e ir más allá para encontrar la mejor solución, y con esto tener la clave para desarrollar un sistema judicial digital.

Por todo lo expuesto, a pesar de los estragos que el  COVID-19 está causando a nuestro país y al resto del mundo, esta crisis puede brindar al sistema judicial una oportunidad única para profundizar en su proceso de transformación tecnológica al siglo XXI, es cierto que administrar justicia de manera virtual en el día a día  requiere planeación, estructura técnica, directrices claras, dejar atrás el miedo a  la pantalla y a dejar el papel para poder evolucionar y alcanzar la meta de una justicia digital.

TRATO es la plataforma líder de Latinoamérica en gestión de contratos digitales y firmas electrónicas, comienza a digitalizar el área legal de tu negocio hoy mismo.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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