¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Para la implementación de una empresa es necesario cumplir con un proceso de constitución, es decir, de crearla a través de una serie de pasos y proceso legales acorde al marco legal Mexicano, aun y cuando la empresa sea extranjera, esta se tiene que adecuar a las leyes Mexicanas. 

Por consiguiente, el Acta  Constitutiva es uno de los requisitos necesarios para la formación de tu proyecto de emprendimiento, pero, ¿qué es el acta  constitutiva? principalmente la identificamos como uno de los requisitos iniciales para  desarrollar, para ser específicos sería el tercer requisito, hablando en el sentido legal. El  Acta Constitutiva se trata de un documento elevado a escritura pública para surtir efectos ante terceros, y que es obligatorio toda vez que constituye la base legal de cualquier empresa o asociación ya sea de carácter Civil o Mercantil. 

Por lo tanto, una vez que ya acudiste a la Secretaría de Economía para solicitar la autorización de la denominación o razón social y posterior a ello se acude ante la Secretaría de Relaciones Exteriores para solicitar el permiso de registro de tu empresa, una vez concluidos estos pasos de manera exitosa proseguimos con la Acta Constitutiva.

Esta refiere a “aquel documento que le dará vida legal, en el cual se estipulan todos los aspectos generales y básicos de la empresa” (entrepreneur, 2020)

Nos encontramos con los aspectos básicos de la empresa como: razón social comúnmente identificada como “el nombre”, el objetivo o giro, tipo de empresa, la forma en que será administrada y control de la misma que por lo general es a través de la asamblea, duración, quienes la conforman o los socios, el valor de las acciones, capital con el que se iniciará, y en la mayoría de los casos, en este mismo instrumento se otorga el poder notarial para el representante legal.

Además de las especificaciones enunciadas, en tal documento además se debe contemplar, el lugar, la hora y fecha del lugar donde se constituyen las personas que tienen intención de conformar una empresa o asociación, con nombres completos y la profesión que poseen en su caso, el domicilio y nacionalidad de dichos socios y de la empresa misma.

Sin importar el tipo de empresa que se cree, deberá contar y cubrir este requisito, de lo contrario no estarán legalmente constituidas y habría problemas legales. 

Para obtener la total validez del acta constitutiva se debe acudir ante un Notario Público, quien en ejercicio de su funciones y de la fé pública que posee le dará la validez y constitución legal necesaria, a lo que se le denomina protocolización.

En ese tenor de ideas, cabe mencionar que además de los requerimientos señalados, se debe tener en cuenta el tiempo de vida de tu empresa, muchos señalan un número de años específicos, pero lo más loable es que se estipule que es por tiempo indefinido, para que cuando los socios decidan disolver, fusionar, o liquidar, lo hagan de manera voluntaria y por acuerdo de partes.

Por lo tanto, el acta constitutiva es un elemento esencial de existencia y validez para toda empresa por pequeña o grande que sea. 

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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