¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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La firma autógrafa continúa siendo el medio por excelencia para la firma de documentos. No obstante, utilizar medios físicos llega a generar atrasos en el cierre de un negocio cuando las partes se encuentren en diferentes sitios geográficos, debido a que se necesita imprimir el contrato en papel, firmar un juego y enviarlo por mensajería a la contraparte para su cotejo y firma. De esta manera, cada parte conserva un juego en original. Naturalmente es posible viajar a las oficinas de alguna de las partes (o de sus abogados) para firmar el contrato de forma presencial; sin embargo, esto tiene un costo elevado e innecesario, sobretodo cuando el monto de la transacción es bajo.

Los medios electrónicos han solucionado este problema al permitir la realización de operaciones comerciales entre personas no presentes utilizando una firma electrónica que, al crearse de conformidad al Código de Comercio y la Ley de Firma Electrónica Avanzada, constituye una fuente válida y cierta de obligaciones. Para que una firma electrónica se considere fiable es necesario que reúna los siguientes requisitos:

  • Los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante;
  • Los datos de creación de la firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del firmante;
  • Sea posible detectar cualquier alteración de la firma electrónica hecha después del momento de la firma, y
  • Respecto de la integridad de la información de un mensaje de datos sea posible detectar cualquier alteración de ésta hecha después del momento de la firma (Artículo 97 del Código de Comercio).

La fiabilidad en la creación de la firma electrónica otorga certeza a la persona que la utiliza de que sólo ella la conoce, por lo que puede constituirle una fuente válida y cierta de obligaciones. De esta forma, es posible firmar un contrato de manera remota y guardar todos tus documentos en original de forma digital, olvidándote de tener que guardar miles de hojas de papel en archiveros.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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