¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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El uso de medios electrónicos en las transacciones comerciales, procedimientos administrativos, procedimientos judiciales y negociaciones de cualquier índole han forzado la reforma de los distintos ordenamientos adjetivos para permitir el desahogo de pruebas digitales y el uso de la firma electrónica o documentos digitalizados.

Conforme a las nuevas disposiciones, el consentimiento puede presentarse por medios electrónicos, … y la comunicación generada, enviada o recibida (a la que se llama mensaje de datos) se reconoce como prueba. La forma escrita y la firma se tendrán por otorgadas con el “mensaje de datos… siempre que éste sea atribuible a las personas obligadas y accesible para ulterior consulta.

Cuando se exija la escritura pública, las partes y el fedatario público, podrán a través del mensaje de datos, expresar los términos en que aquéllas desean obligarse, y este deberá hacer constar, en el instrumento relativo, los elementos por los cuales “se atribuyen dichos mensajes a las partes y conservar bajo su resguardo una versión íntegra de los mismos para su ulterior consulta”.

El artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles establece que se reconoce como prueba la información generada a través de medios electrónicos.

Al respecto, el Poder Judicial ha adoptado los siguientes criterios para el desahogo de pruebas digitales:

DOCUMENTO ELECTRÓNICO. SI CUENTA CON CADENA ORIGINAL, SELLO O FIRMA DIGITAL QUE GENERE CONVICCIÓN EN CUANTO A SU AUTENTICIDAD, SU EFICACIA PROBATORIA ES PLENA.

DOCUMENTOS DIGITALIZADOS QUE SE INGRESAN COMO PRUEBAS AL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN EL JUICIO DE AMPARO. EL ÓRGANO JURISDICCIONAL DEBE CONSIDERARLOS COMO SI SE HUBIERAN PRESENTADO EN SU VERSIÓN FÍSICA, SIN PERJUICIO DE QUE PUEDAN SER OBJETADOS POR LAS PARTES, Y SÓLO EXCEPCIONALMENTE, ANTES DE DEMERITAR SU VALOR PROBATORIO, REQUERIR AL OFERENTE EL DOCUMENTO FUENTE.

PRUEBAS DOCUMENTALES PÚBLICAS. LAS IMPRESIONES DE DOCUMENTOS OFICIALES CON FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA Y SELLO DIGITAL TIENEN ESE CARÁCTER.

INCIDENTE DE SUSPENSIÓN. LAS VIDEOGRABACIONES CONTENIDAS EN MEDIOS ELECTRÓNICOS TIENEN EL CARÁCTER DE PRUEBA DOCUMENTAL Y, POR TANTO, PUEDEN SER OFRECIDAS POR LAS PARTES EN AQUÉL.

En conclusión, los procedimientos administrativos y judiciales admiten el uso de medios electrónicos, entre ellos pruebas, para su desarrollo.

Almacenamiento y exteriorización

Los documentos digitales que contienen actos jurídicos o que son generados a través de ellos pueden ser utilizados como prueba en cualquier tipo de juicio. Este medio probatorio se define como todo mensaje de datos que contiene información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, y la firma electrónica, simple o avanzada, que es cualquier símbolo o conjunto de símbolos que utilizamos como identificador de una persona en un determinado mensaje de datos.

En ese sentido, la prueba digital comprende toda la información digital que acredita la realización de algún acontecimiento o celebración de acto jurídico, afirmado por alguna de las partes dentro de un procedimiento judicial. En ese sentido, se debe diferenciar entre lo almacenado y lo exteriorizado. 

Lo anterior quiere decir que la información digital es almacenada mediante procesos informáticos a un formato inteligible por las personas. Por ejemplo, los archivos que se obtienen al aplicar el Blindaje de Firmas Electrónicas Nivel 2 a un contrato en la Plataforma Tecnológica de TRATO. (NOM – 151)

Dicha información se produce y almacena en dispositivos digitales (usb, computadoras, celulares, aplicaciones en la nube, etc…). El dispositivo digital es cualquier sistema o herramienta, por el que se almacena y transmite información a través de medios electrónicos.

De tal manera que en general, puede ofrecerse como prueba la información generada y almacenada a través de medios electrónicos.

Materia Mercantil

Conforme aumenta el uso de estas tecnologías para celebrar actos jurídicos, surgen litigios y controversias, que en muchas ocasiones requieren de intervención judicial.

De conformidad con el artículo 89 del Código de Comercio no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un Mensaje de Datos. Por tanto, dichos mensajes podrán ser utilizados como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida, y surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa.

Asimismo, el artículo 1061 Bis del Código de Comercio establece que en todos los juicios mercantiles se reconoce como prueba la información generada o comunicada que conste en medios digitales, ópticos o en cualquier otra tecnología (mensaje de datos).

Los artículos 89 y 97 del Código de Comercio, establecen que se entiende por:

(i) Firma Electrónica. Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos (Contrato) e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa siendo admisible como prueba en juicio.
(ii) Firma Electrónica Avanzada. Aquella Firma Electrónica que cumpla con:

  1. Los Datos de Creación de la Firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al Firmante;
  2. Los Datos de Creación de la Firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del Firmante;
  3. Es posible detectar cualquier alteración de la Firma Electrónica hecha después del momento de la firma, y
  4. Respecto a la integridad de la información de un Mensaje de Datos, es posible detectar cualquier alteración de ésta hecha después del momento de la firma.

*Ambas firmas pueden ser utilizadas en la Plataforma Tecnológica de TRATO.

Por lo anterior, el uso de la firma electrónica, simple o avanzada, para vincular a los participantes de un contrato en un mensaje de datos es necesario para presentar una prueba con mayor fuerza. 

Línea de ofrecimiento de un Contrato o Documento Electrónico TRATO

Al momento de firma del contrato, la Plataforma Tecnológica de TRATO integra el documento con todos sus anexos en una carpeta digital etiquetada con el nombre del contrato y un certificado de Mensaje de Datos y Vinculación de Firma Electrónica. Dicha carpeta digital es la materialización del mensaje de datos y puede presentarse ante un Juzgado para su desahogo.

Como se observa, el mensaje de datos contiene:

(i) El contrato
(ii) Anexos; y
(iii) Certificado de Mensaje de Datos y Vinculación de Firma Electrónica.

En caso de que deba ofrecerse el contrato como prueba en un juicio, será necesario adjuntar en copia simple al escrito inicial el mensaje de datos en su totalidad.

CÓDIGO DE COMERCIO

Artículo 1298-A.- Se reconoce como prueba los mensajes de datos. Para valorar la fuerza probatoria de dichos mensajes, se estimará primordialmente la fiabilidad del método en que haya sido generada, archivada, comunicada o conservada.

Código Federal de Procedimientos Civiles

129. Son documentos públicos aquellos cuya formación está encomendada por la ley, dentro de los límites de su competencia, a un funcionario público revestido de la fe pública, y los expedidos por funcionarios públicos, en el ejercicio de sus funciones. La calidad de públicos se demuestra por la existencia regular, sobre los documentos, de los sellos, firmas u otros signos exteriores que, en su caso, prevengan las leyes. 

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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