¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Asesor inmobiliario: Es hora que firmes electrónicamente tus contratos de arrendamiento.

A partir del año 2000 se reconoció el uso de medios electrónicos en la celebración de contratos y otros actos jurídicos. Desde entonces y derivado de la pandemia del COVID 19 se han publicado más reformas de ley que reconocen y describen la infraestructura que deben tener las soluciones de firma digital como TRATO y de qué manera debe emplearse la tecnología para el desarrollo de procesos contractuales e identificación de personas.

Para lo anterior, se desarrollaron dos elementos básicos para la celebración de contratos a través de internet:

  1. La firma electrónica avanzada
  2. La NOM-151

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

La Firma Electrónica es el medio de sustitución de la firma autógrafa para la celebración de contratos. La Ley la define como el conjunto de datos y caracteres digitales o electrónicos que permiten la identificación del firmante en un contrato celebrado a través de internet. Este tipo de firma tiene los mismos efectos que una firma autógrafa y al utilizarla, los participantes del contrato garantizan su identidad y que el contrato no será modificado después de la firma.

Por ello, el uso de la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad para el contrato que la firma tradicional, además de hacer el proceso más eficiente.

La firma electrónica avanzada de TRATO cumple con los requisitos establecidos en la ley. Incluso, la plataforma tecnológica permite añadir mayores niveles de seguridad a la firma. Estos niveles de seguridad están basados en sistemas de biometría y claves de único conocimiento del firmante para el acceso al documento y su firma electrónica. Además, el ciclo de vida de los contratos elaborados en TRATO permite a los usuarios seguir la trazabilidad del documento desde su creación, negociación y firma, hasta su ejecución y resguardo.

Estas son las diferencias entre la firma electrónica vs la firma electrónica avanzada

¿Qué es la NOM-151?

Asimismo, para que un contrato firmado a través de internet sea válido, será necesario añadir un certificado de tiempo emitido por la autoridad competente (en el caso mexicano es la NOM-151 emitida por la Secretaría de Economía). Este sello de tiempo o certificado digital sirve para garantizar que los documentos firmados electrónicamente no sean modificados después de su firma; además de hacerlos únicos e identificables.

Al utilizar la NOM 151 en la contratación electrónica, se cumple con los principios de:

  1. Integridad: El documento electrónico firmado ha permanecido completo e inalterado desde su firma.
  1. Autenticidad: Se tiene certeza de quién es la persona que ha emitido el documento electrónico.

Para lograr lo anterior, el CLM de TRATO incorpora el sello de tiempo (timestamping)  de la NOM 151 a la firma del contrato electrónico, garantizando que este no será modificado. Además, puede utilizarse como evidencia del momento de creación del documento, otorgando mayor seguridad a los participantes del contrato.

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Soluciones inmobiliarias en contratos .


¿Desde cuándo puede utilizarse la firma electrónica en el sector inmobiliario?

El artículo 1803 del Código Civil Federal establece que se acepta el uso de medios electrónicos para la manifestación del consentimiento en la celebración de contratos. Lo anterior, se replica en los códigos locales de cada estado y en las disposiciones de cada materia (civil, mercantil, familiar, administrativa, laboral, etc).

Asimismo, derivado de la pandemia del COVID, se reformó el artículo 1805 del Código Civil de la Ciudad de México para que las ofertas hechas a través de medios electrónicos  generen los mismos efectos que una oferta hecha entre presentes. Esto es importante porque se reconoce la misma seguridad utilizando medios electrónicos y medios convencionales.

Por otro lado, se modificó la Ley del Notariado para integrar el protocolo digital, por lo que podrán protocolizarse o llevarse a escritura pública los contratos celebrados a través de internet.

Para lo anterior deberán utilizarse soluciones tecnológicas que den cumplimiento a lo establecido en estas y demás leyes relacionadas.   

Conoce las soluciones digitales que tiene Trato para las agencias inmobiliarias

¿Cómo hace más eficiente la firma electrónica el proceso contractual?

Principalmente, las empresas han optado por digitalizar sus procesos administrativos y operativos para hacerlos más ágiles y eficientes a la luz del cliente y sus proveedores. La ventaja sobre la firma autógrafa es que puede realizarse desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo móvil y en tiempo real con todos los participantes.

Las firmas electrónicas tienen los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y pueden ser utilizadas como prueba frente a cualquier autoridad. Además, la tecnología permite garantizar la autenticidad de los documentos y establecer medios de control para evitar modificaciones posteriores a los documentos firmados de manera electrónica.

¿Cómo ayuda TRATO a un agente inmobiliario?

Los agentes inmobiliarios son un elemento fundamental en el sector, pues son los encargados de generar y administrar la relación que existe entre el propietario del inmueble y sus clientes. En ese sentido, normalmente las agencias inmobiliarias o agentes están encargados de la elaboración de contratos inmobiliarios, así como negociación de las cláusulas.

TRATO fue desarrollada para auxiliar al usuario en la administración completa de los documentos firmados. 

Lo anterior, pues nuestra plataforma permite automatizar los procesos jurídicos de las instituciones desde la generación, firma y negociación de los documentos, hasta su almacenamiento, la configuración de su flujo, aprobaciones internas y externas, así como seguimiento del cumplimiento y renovación automática de los documentos.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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