¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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El mundo cambió en las últimas décadas. Muchos procesos han sido automatizados gracias a la tecnología. Hoy podemos hacer las compras del mes desde una aplicación en tu celular, tomar clases a distancia e incluso formar equipos de trabajo con personas de distintos lugares del mundo.

En el contexto jurídico mexicano, los participantes del derecho tendemos a mantener el status quo, escépticos de lo útil que representa la implementación del uso de la tecnología en la práctica del día a día de los abogados.

Por un lado, para la resolución de controversias, el Poder Judicial Federal implementó una plataforma tecnológica para el desarrollo de los procesos judiciales en los juzgados de distrito y los tribunales colegiados de circuito. Por ejemplo, puedes presentar una demanda de amparo con tu firma electrónica, ofrecer pruebas, desahogar requerimientos y desistir de juicios.

Asimismo, la pandemia derivada del Covid-19 ha orillado a los sectores jurídico y empresarial a innovar en los procesos comerciales existentes en el derecho mexicano en la técnica, pero también en la práctica.

firma digital

En concreto, el derecho mercantil y el comercio electrónico han permitido la digitalización de los contratos a partir de la práctica constante de los participantes del mercado en el mundo digital.

Ahora bien, ¿Por qué digitalizar un proceso de contratación?

La respuesta está en la eficiencia de los procesos. En la antigüedad, firmar un contrato representaba, por ejemplo, que todas las partes estuvieran presentes físicamente en el lugar de la firma, además, de ser necesario dar una copia a cada una, afectando al medio ambiente y promoviendo la contaminación. Eso significa que la firma del contrato se complicaba conforme este aumentaba el número de partes, obligaciones y derechos, contraprestaciones, entre otras cosas.

La digitalización del Derecho, en particular de los contratos, permite que ese tipo de matices burocráticos en los procesos jurídicos desaparezcan.

En un contrato digital, todas las partes de un contrato, acreedores, deudores, obligados solidarios, testigos, etc, pueden negociar, firmar y ejecutar contratos electrónicos en tiempo real. Además, se limita la impresión de documentos, pues cada una de las partes resguarda sus contratos digitales y anexos en la nube.

Uno de los problemas de continuar desarrollando contratos en tinta y papel es, por ejemplo, que el firmante debe ser muy cuidadoso con el resguardo de su copia, ya que en caso de perderla, para recuperar una copia original invertirá tiempo, energía y dinero. En el caso que no recupere el contrato, su costo es bastante elevado, pues en caso de que exista incumplimiento de su contraparte, le será imposible acudir a un órgano judicial a exigir su cumplimiento.

Otro problema, en especial en la pandemia, es que a veces coincidir en agenda o reunir a las partes de un contrato es complicado. Con los contratos electrónicos , las partes pueden firmar en cualquier momento desde cualquier parte del mundo.

Contratos electrónicos

Por último, ambientalmente resulta favorable implementar el uso de herramientas tecnológicas en el desarrollo de cualquier actividad. Los contratos digitales permiten que se realice menor número de impresión de contratos, la reducción del desplazamiento de las partes y menos tiempo de resguardo físico.

A primera vista, parece complicado implementar el uso de contratos digitales. La plataforma que ofrece Trato es sumamente intuitiva y permite al usuario tener una experiencia sencilla, agradable y eficiente en el proceso de digitalización de contratos.

En Trato, la construcción de contratos es sencilla y rápida.

Como adelanté, Trato resuelve y facilita:

(i) La colaboración contractual, al permitir la construcción y administración de contratos en un equipo de trabajo;

(ii) El almacenamiento de los contratos electrónicos, pues la plataforma resguarda todos los documentos trabajados en ella y genera expedientes en caso de que dichos documentos tengan anexos. Por ejemplo, se puede incluir a un contrato la identificación personal de las partes, instrumentos públicos, entre otros documentos;

(iii) La digitalización, al eliminar las barreras físicas que existen en la celebración de los contratos;

(iv) La negociación, al permitir la gestión de contratos en tiempo real;

(v) La gestión completa del contrato, pues acompaña a los usuarios desde la etapa de creación, hasta la ejecución del contrato;

(vi) Notificaciones y avisos, se pueden configurar notificaciones para cada contrato digital. Por ejemplo, está por vencer un contrato de arrendamiento, es necesario revisar si será renovado o no.

Los beneficios de utilizar un CLM como Trato son:

(i) Eficiencia de procesos, pues implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Por lo anterior, implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es el primer paso para entrar al mundo de la digitalización y como consecuencia a la realidad tecnológica que existe hoy en día y persistirá de ahora en adelante.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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