¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Como dar cumplimiento sin necesidad de un notario.

Ciudad de México 20 de febrero de 2020

En diversos foros en materia legal se ha hablado  del tema de “Fecha Cierta”; en TRATO tenemos una sencilla explicación acerca de este fenómeno jurídico que ha  tomado gran relevancia en este año.

En el entendido que durante la celebración de un contrato y respecto a la contratación entre particulares es necesario e importante mencionar que en particular en la materia mercantil y la fiscal, la autoridades han presentado durante muchos años, diferentes criterios para la admisión como prueba a contratos en los que no se demuestra fehacientemente la fecha en la cual los participantes llevaron a cabo la firma; por este motivo ha sido necesario que se establezca un criterio unificado a este respecto y es por la razón anterior que la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación emite la resolución que se refiere a la connotación jurídica de la “Fecha Cierta” deriva del derecho civil, con la finalidad de otorgar eficacia probatoria a los documentos privados y evitar actos fraudulentos o dolosos en perjuicio de terceras personas.

El 23 de octubre pasado, la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) resolvió la contradicción de tesis 203/2019, a través de la cual define que los documentos privados exhibidos ante la autoridad fiscal deben de contar  con la “Fecha Cierta” para que surtan efectos frente al fisco.

¿Qué sucede con los temas de índole fiscal?

La “Fecha Cierta” es un requisito exigible respecto de los documentos privados que generen efectos fiscales y que se presentan a la autoridad fiscal como consecuencia del ejercicio de sus facultades de comprobación, que los contribuyentes tienen el deber de demostrar la fecha real con la cual se lleva a cabo la realización de un contrato y que esta tenga relación con sus actividades fiscales ante este criterio, para dar certeza de que se llevó a cabo la ejecución de un documento privado; por ejemplo para la firma de un contrato es necesario que dicho documento lo valide un fedatario público o alguna autoridad competente para ello, esto quiere decir que los documentos de “Fecha Cierta” que se presentan a la autoridad fiscal en el desarrollo de sus facultades de comprobación.

Dicho requisito es importante para comprobar o demostrar ante el Servicio de Administración Tributaria el día que efectivamente se ha celebrado cada acto jurídico que tenga relación con aspectos fiscales.

¿Cuándo adquiere la calidad de “Fecha Cierta” los documentos privados?

firma digital

Adquieren dicha calidad mediante tres formas:

  1. Se inscriba en un Registro Público de la Propiedad;
  2. Se presente ante un fedatario público y;
  3. A partir de la muerte de cualquiera de los firmantes.

Los particulares que realicen contratación en sus diversos rubros como lo es la adquisición de bienes y servicios, el préstamo e inversión de recursos económicos y hasta la contratación de empleados y de acuerdo al criterio mencionado, se convierte en obligatorio desde el pasado nueve de diciembre de dos mil diecinueve y es necesario que se demuestre la “Fecha Cierta”, por lo cual debe realizarse la contratación de acuerdo a alguna de la opciones del párrafo anterior.

A la fecha de publicación del presente artículo, ya se han formulado tanto por particulares así como por  autoridades como lo es la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente, la solicitud de aclaración del criterio del Servicio de Administración Tributaria. En dichas solicitudes destacan como respuesta de la autoridad los siguientes:

  • Este criterio tiene su principal finalidad en recabar de forma eficiente los impuestos aplicables que se generen en las diversas formas de contratación que se realizan entre particulares.
  • El Sistema de Administración Tributaria pretende inhibir las prácticas de evasión fiscal que se generan al no contar con fechas reales y comprobables de la celebración de contratos.
  • Este criterio permitirá fortalecer los controles para el cumplimiento de obligaciones de los contribuyentes.
  • Se deja a salvo la adminiculación de los medios de prueba idóneos a los contratos celebrados entre particulares, que permitan demostrar la fecha real de acuerdo de voluntades y firma de dicho contrato.

Por la aclaración del criterio de la autoridad se entiende el sentido de la jurisprudencia y la aplicación respectiva del Servicio de Administración Tributaria, por lo cual se deben emplear en la contratación entre particulares en los contratos que creen obligaciones fiscales, alguna de las formas establecidas en la jurisprudencia o bien emplear un mecanismo de incorporación de “Fecha Cierta” a los contratos.

Firma electrónica

Las formas que establece la autoridad fiscal como obligatorias a través de la jurisprudencia emitida por la Suprema Corte de Justicia de la Nación, generará mayores costos en la formalización de los contrato, así como la extensión de los tiempos para celebrar dichos instrumentos, costos que seguramente serán  incorporados a los participantes en sus respectivas cadenas de consumo. Sin embargo existe una alternativa mucho más asequible y expedita que no altera los flujos, procesos y tiempos de contratación para otorgar la “Fecha Cierta” de un documento privado que no sea tan complejo como cualquiera de las 3 alternativas anteriores y que son completamente válidas en derecho mexicano como son las constancias de conservación de mensaje de datos, las cuales pueden ser empleadas de acuerdo a los criterios de aclaración de la aplicación de estas  disposiciones, al ser medios de prueba idóneos, los cuales son aplicables a la materia fiscal al estar regulados y autorizados de acuerdo a las disposiciones mercantiles, las cuales son complemento a la materia fiscal.

Una constancia de conservación de mensaje de datos (Constancia NOM 151) es una certificación  electrónica, emitida por un Prestador de Servicios de Certificación el cual es avalado por la Secretaría de Economía y con la cual dicha constancia permite garantizar que la información que se crea electrónicamente o bien se certifican documentos físicos convertidos a mensajes de datos (contratos electrónicos) mediante el “sello digital” con la cual se da constancia  de elementos tales como lo son: la fecha real en la que se emitió el acuerdo de voluntades, las partes que intervienen, la certificación de Secretaría de Economía de estas condiciones entre muchos otros proporcionando al tenedor de dicho documento electrónico los siguientes beneficios:

  • Cotejo con cualquier tipo de documento;
  • Mitigación de fraudes y/o alteración de los documentos;
  • Certeza jurídica en caso de controversia y/o juicio;
  • Garantiza la integridad de la información electrónica. 
Contratos digitales

Es de gran importancia señalar que en la actualidad existen tecnologías que permiten la incrustación de un trazo gráfico en documentos que se digitalizan y  que pretenden establecer el acuerdo de voluntades al incorporar la fecha y hora de la incrustación de “la firma”, sin embargo estas tecnologías si bien son válidas en jurisdicciones como en los Estados Unidos de Norteamérica, no son plenamente válidas en jurisdicción mexicana al no cumplir con los requisitos establecidos en materia de contratación electrónica, como lo es principalmente el principio de equivalencia funcional el cual consiste en dar igual valor probatorio a los documentos físicos y los electrónicos, siempre se se observen los requisitos establecidos en el Código de Comercio y sus leyes aplicables, con lo cual una firma mediante constancia de conservación de mensaje de datos es válida y aceptada en el criterio de “Fecha Cierta” pero se debe emplear la tecnología y el proveedor adecuado de la misma.

Otra alternativa sería los beneficios de la Cadena de Bloques por su acrónimo en inglés “BLOCKCHAIN” cabe recordar que la primera vez que se utilizó este término fue a través de un artículo técnico publicado en el año 2008 denominado A Peer to Peer Electronic Cash System bajo el seudónimo de Satoshi Nakamoto, la cadena de bloques puede ser definida según equisoft como un libro contable público descentralizado diseñado para registrar las transacciones en un entorno protegido. esto quiere decir que es una especie de base de datos usado para registrar las transacciones y este es copiado y verificado en todas las computadoras que las definiremos como nodos al ser validada la información este va generando un hash  que contiene a su vez un sello digital en el tiempo, esto lo complementamos para darle certeza que el acontecimiento existió en un determinado momento. La complejidad reside en los tribunales ya que la carga de la prueba le corresponde al que está obligado a comprobar que tal suceso ocurrió a través de una prueba documental y técnica. 

Actualmente TRATO ofrece el servicio de integración de constancia de conservación de contratos y  documentos electrónicos avalado por la Secretaría de Economía y siendo un medio probatorio idóneo para demostrar la “Fecha Cierta” en la contratación con efectos fiscales entre particulares. Para más información puedes consultar el sitio https://www.trato.io y nos puedes mandar un whats app o un mail para que te pueda ayudar un experto en el tema.

TRATO es la plataforma líder en Latinoamérica en gestión de contratos digitales y firmas electrónicas, comienza a digitalizar tu área legal hoy mismo.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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