¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Debido a la contingencia sanitaria derivada de COVID 19 SARS 2 y de las medidas como el sano distanciamiento propuesto por los gobiernos, la digitalización de las empresas ahora es un factor necesario en la reconfiguración de los negocios por lo que si necesitas hacer un cambio radical en la transformación y vas a empezar a utilizar la firma electrónica o la firma electrónica avanzada estas son nuestras recomendaciones seguido de una breve explicación de la diferencia entre estos tipos de firmas y las ventajas que tiene en general las firmas electrónicas para la reconfiguración de tu negocio.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es el medio de manifestación de la voluntad, consentimiento cuya finalidad es identificar al firmante e indicar que aprueba la información contenida en el documento electrónico consideramos documento electrónico aquél que es generado, consultado, modificado o procesado por medios electrónicos.

Asimismo, el Código de Comercio Mexicano reconoce los efectos jurídicos, validez y fuerza obligatoria de los actos realizados a través de un mensaje de datos. Esto quiere decir que cualquier acto de carácter mercantil realizado a través de mensajes de datos es decir la información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada a través de medios de comunicación electrónica, que puede contener documentos electrónicos, lo anterior con fundamento en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada, tendrá el mismo valor probatorio que un documento físico. En este sentido, también el CC define los mensajes de datos como cualquier información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos o cualquier otra tecnología. Además, el CC menciona que en caso de que una ley o las partes requieran de una firma en relación con mensajes de datos, dicho requisito podrá ser realizado a través de una firma electrónica.

El Código de Comercio de México en su artículo 89 la define como:

Firma Electrónica;

“Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio”.

Al igual que una firma autógrafa, la firma electrónica tiene como función principal verificar la autenticidad del documento y su integridad por lo tanto otra encontramos otra definición relacionada a la firma electrónica como “Firma Electrónica, a los rasgos o datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al suscriptor u originador de la instrucción de alguna Operación o servicio financiero e indicar que el firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa” según disposiciones de las instituciones de crédito.

La legislación mexicana reconoce el uso de las firmas electrónicas como forma de manifestación expresa del consentimiento para la celebración de contratos. El Código Civil Federal establece que todos los requisitos de forma de los contratos se tendrán por cumplidos mediante la utilización de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando la información generada sea atribuible a las personas obligadas y pueda ser consultada posteriormente. Sin embargo, es importante tomar en cuenta que, en la práctica, algunos contratos no pueden ser firmados mediante firma electrónica, como es el caso de los contratos que requieren ser formalizados ante fedatarios públicos.

Como resumen general la firma electrónica Es un conjunto de datos electrónicos utilizados como medio de autenticación.

Firma Electrónica simple VS Firma Electrónica Avanzada

La firma electrónica simple utiliza otros aspectos complementarios, por ejemplo, los datos biométricos o de geolocalización, para poder identificar al firmante. Asimismo, es preciso realizar este tipo de firma desde un dispositivo de su propiedad y accediendo a una cuenta personal. Finalmente, la existencia de una clave pública, privada o una combinación de ambas permitirá detectar cualquier alteración en la firma.

La firma digital (mejor conocida en México como firma electrónica avanzada) consiste en la aplicación de un algoritmo matemático a una representación gráfica del nombre de una persona física o moral. Así se le asigna una clave privada. Este proceso es desarrollado por un programa o software que efectúa varias validaciones y establece la vigencia de la firma la Ley de la firma electrónica la define como: el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa. 

Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante, es importante mencionar que existe la FEA certificada se refiere a aquella FEA que ha sido certificada por un Prestador de Servicios de Certificación.

Los PSC son auxiliares de comercio ya sea que son personas o instituciones públicas que prestan servicios relacionados con firmas electrónicas, que expide los certificados correspondientes y que se encuentran acreditadas como tales por la Secretaría de Economía. Los PSC’s autorizados pueden ser consultados en la siguiente liga: https://www.firmadigital.gob.mx/directorio.html

 Secretaría de Economía. (2018). Prestadores de Servicio de Certificación. abril 2020, de Gobierno de México Sitio web: https://www.firmadigital.gob.mx

La principal función de los PSC es llevar a cabo los servicios de Firma Electrónica Avanzada de Emisión de Certificados Digitales de Firma Electrónica Avanzada, Constancias de Conservación de Mensajes de Datos de Conformidad con la NOM151-SCFI-2016, Sellado Digital de Tiempo y Digitalización de documentos de Conformidad con la NOM151-SCFI-2016, en términos y con los requisitos que establece el Código de Comercio.

Recomendaciones simples en el punto de vista del autor.

¿Qué ventajas me ofrece la firma electrónica?

La principal razón para que una empresa comience a utilizar la firma electrónica es para agilizar sus procedimientos y procesos operativos.

La gran ventaja en comparación con la firma autógrafa es que puedes hacerlo en cualquier lugar o cualquier dispositivo.

Las firmas electrónicas tienen los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y pueden ser utilizadas como prueba en juicios y arbitrajes.

  • Facilidad a la hora de contratar un seguro.
  • Agilidad para poder hacerlo en cualquier momento.
  • No necesita imprimir los documentos y escanearlos.
  •  Puede activar la póliza inmediatamente.
  • Tiene la misma validez jurídica que una firma autógrafa plasmada en papel.

Adicionalmente, los mecanismos de verificación para confirmar su autenticidad y los medios de control para evitar modificaciones posteriores hacen que los documentos firmados de forma electrónica sean más seguros que en papel.

Los proveedores de firmas electrónicas obtienen información de los firmantes como correo electrónico, la fecha y hora de la firma, número de celular y de IP.

Posteriormente, estos datos son incluidos dentro del mismo documento firmado en forma de una certificación.

Estos documentos también son protegidos para evitar modificaciones.

Asimismo, se incluyen controles criptográficos como el uso de huellas digitales (hash) para poder garantizar la integridad de la información.

En el caso de la firma biométrica, uno de los varios tipos de firma electrónica avanzada, se cumplen todos los requisitos para validar legalmente los documentos firmados, ya que permite acreditar fehacientemente que el asegurado es quien ha firmado el documento gracias a los rasgos biométricos inherentes al firmante.

Todos los documentos están centralizados en la plataforma del proveedor elegido y/o en la nube. De esta forma, los departamentos que los necesitan

pueden acceder a ellos de manera mucho más rápida y sencilla.

Aunque existen muy pocos precedentes judiciales relativos al uso de las firmas electrónica, los que existen, en su mayoría, reconocen la validez de la firma electrónica

En muchos casos, los documentos firmados en papel tienen que guardarse durante largos períodos de tiempo, lo que implica almacenamiento físico. Con la firma electrónica, los documentos se archivan en una base de datos digital mucho más práctica.

Gracias a estos métodos de autenticación, el ahorro de papel es considerable.

Sin embargo, es importante aclarar que no son excluyentes el uso de firma digital o electrónica dentro de una compañía o sector y que el ideal sería poder definir en qué procesos se requiere uno o el otro de acuerdo a las necesidades específicas de las compañías para apalancar los procesos de transformación digital de las mismas.

Estos beneficios se traducen en mayor satisfacción para el cliente que, a su vez, repercute de forma positiva en la empresa. 

Hoy por hoy en el mercado encontramos soluciones tecnológicas por ejemplo:

Compañías que ofrecen plataformas con uso de certificados de firma electrónica TRATO.

Con nuestro servicio de firma electrónica no tendrás que preocuparte más porque tu firma digital, no sea válida jurídicamente al contrario para evitar cualquier contratiempo legal, la mejor alternativa es suscribir los contratos utilizando la firma electrónica avanzada en servicios que cumplan la NOM-151 como TRATO con el auxilio de un PSC avalado por la Secretaría de Economía.

Hay que recordar que estamos viviendo una transformación digital en la que debemos comprender a los clientes, anteponer sus deseos e intentar siempre satisfacer sus necesidades. La firma electrónica es un gran recurso para ello.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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