¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Desde su regulación la firma electrónica ha evolucionado y puede ser utilizada para la celebración de distintos actos jurídicos. 

Al principio fue desarrollada para el ámbito fiscal y la facturación electrónica. Luego, las empresas y particulares que utilizaban su firma electrónica para efectos fiscales aprovecharon la tecnología para celebrar contratos a través de internet y otras plataformas digitales. Entonces comenzamos a ver las aplicaciones de banca móvil y otras empresas que ofrecían sus servicios en la red. 

Finalmente, a partir de la pandemia del COVID 19 la realidad alcanzó al Derecho y se modificaron distintas normas para detallar el uso de medios electrónicos.

¿Qué es la Firma Electrónica?

Los artículos 89 y 97 del Código de Comercio definen a la Firma Electrónica como aquella donde los datos de creación corresponden exclusivamente al firmante (por ejemplo, datos biométricos o contraseñas de conocimiento único del usuario puedes conocer más sobre el tema de biométricos; estos datos de creación deben ser del control exclusivo del firmante; es posible detectar cualquier alteración posterior a la firma, conocido como el principio de autenticidad; y  la firma debe estar integrada a un mensaje de datos (que puede entenderse como cualquier archivo electrónico). 

En resumen, una firma electrónica puede ser generada con base en la fisionomía de la persona o códigos que sean de su conocimiento y uso exclusivo y son utilizadas para identificar un archivo digital (documentos o contratos) con su creador o suscriptor.

Esta nueva forma de autenticación ha aumentado su uso tras la pandemia de covid-19, gracias a su seguridad, practicidad y versatilidad, ya que podemos firmar desde una computadora, celular o tablet.

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Firma Electrónica en 2021

¿Para qué sirve la Firma Electrónica?

La conceptualización de la Firma Electrónica permitió el desarrollo de distintas firmas digitales como la efirma del SAT, utilizada la mayoría de veces para el cumplimiento de obligaciones fiscales; la FIREL del Consejo de la Judicatura, utilizada para el desarrollo de juicios en línea; y la firma biométrica desarrollada en TRATO, utilizada para celebrar actos jurídicos, entre otras cosas.

Además, distintas ramas del derecho fueron modificadas para permitir el uso de medios electrónicos en el desarrollo de procesos administrativos, judiciales y negocios entre particulares. Por ejemplo, se modificó la Ley Federal del Trabajo para regular la modalidad de trabajo a distancia y el uso de medios electrónicos para celebrar contratos entre el trabajador y el patrón. También se modificaron la Ley de Instituciones de Crédito, la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, el Código Civil, la Ley Federal del Procedimiento Administrativo, entre otras para definir el alcance de la tecnología en el marco jurídico mexicano. 

Por lo anterior, en TRATO desarrollamos distintos productos que pueden ser utilizados con la firma electrónica avanzada, sea generada por el SAT (Servicio de Administración Tributaria) o por el particular directamente en nuestra plataforma tecnológica (CLM o Contract Lifecycle Management):

  • Celebración y administración de contratos en cualquier materia. (Mercantil, laboral, civil, administrativo, etc…)
  • Celebración de resoluciones unánimes y actas de asamblea sociales.
  • Emisión de títulos de acciones como activos digitales.
  • Emisión de títulos de crédito como activos digitales.
  • Protección de obras en materia de propiedad intelectual.
  • Entre otras.

Conoce las diferencias entre la Firma electrónica y la Firma electrónica Avanzada

¿Cómo hacer una Firma Electrónica válida?

Como se define en los párrafos anteriores, la Firma Electrónica debe cumplir con los requisitos de control y creación exclusiva y autenticidad de la firma. Por lo anterior existen distintas formas de crear una Firma Electrónica.

En TRATO la Firma Electrónica es generada con base en datos biométricos del usuario y su correo electrónico. Esto, acompañado del mensaje de datos y la NOM 151 emitida por la Secretaría de Economía hace que cualquier archivo electrónico generado en nuestra plataforma sea válido frente a cualquier autoridad. 

También puede generarse la firma electrónica del SAT, para ello habrá que generar una cita en su plataforma, acudir con los documentos y requisitos exigidos por dicha autoridad, esperar a que la firma sea generada y posteriormente darla de alta en la plataforma de la Secretaría de Economía.

Cualquier Firma Electrónica puede ser utilizada en el CLM de TRATO para la creación y celebración de todo tipo de actos jurídicos. También tenemos un área de legaltech que puede resolver tus dudas en materia de tecnología y derecho, o asesorar sobre el uso de la Firma Electrónica, el mensaje de datos y la NOM 151.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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