¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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La plataforma tecnológica  de TRATO es un software en la nube que facilita a sus usuarios la creación, gestión, firma y administración de documentos y otros procedimientos jurídicos, un “Contract Lifecycle Management”. Un “CLM” es un sistema para la gestión de documentos y firmas electrónicas que auxilia al usuario desde el momento de la construcción de un contrato, hasta su negociación, firma, ejecución y resguardo.

La contratación digital fue una gran herramienta para moderar las consecuencias negativas que trajo la pandemia a los sectores comerciales.

Jurídicamente, la única diferencia entre un contrato electrónico y uno físico es la forma en que se formalizan. En la práctica, sus diferencias son mayores.

La firma de un contrato electrónico tiene mayores elementos de seguridad, ya que su construcción está basada en elementos biométricos (rasgos físicos de la persona) que son de difícil suplantación. Por ejemplo, la firma electrónica de TRATO está desarrollada con claves de único conocimiento de los participantes del contrato electrónico, así como pruebas de vida con verificación biométrica. 

Gracias a lo anterior, es posible identificar a los firmantes de un contrato electrónico en una fecha posterior a la celebración del contrato. Asimismo, con la integración de los sellos de tiempo de la Secretaría de Economía es imposible alterar el documento posterior a la firma del mismo.

Principalmente, la facilidad que existe para celebrar contratos electrónicos y la automatización de flujos de trabajo impulsaron el uso de medios electrónicos para el desarrollo de procedimientos jurídicos.

Conoce todo sobre elemento biométricos y cómo trabajan para darle seguridad a tus contratos

¿Qué es la contratación digital o electrónica?

A partir de la regulación de los medios electrónicos, la contratación digital se utilizó para hacer más eficientes los procesos comerciales. La contratación digital consiste en automatizar mediante el uso de la tecnología los procesos contractuales. Para lo anterior, se crearon distintos conceptos como el mensaje de datos, la firma electrónica y la NOM-151.

¿Cómo funciona la contratación digital?

Legalmente, los contratos electrónicos son válidos por su reconocimiento en distintas leyes. Por ejemplo, los Códigos Civiles y el Código de Comercio permiten el uso de medios electrónicos para la celebración de todo tipo de actos jurídicos. La misma situación se replica en las distintas materias.

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Contratación digital en México aumenta cada vez más.

¿Para qué sirve un CLM como TRATO en la contratación digital?

Técnicamente, la plataforma electrónica de TRATO funciona gracias a la implementación de herramientas biométricas que garantizan la identificación de los participantes al momento de firma, así como que el mismo no será modificado posteriormente. 

El uso de medios electrónicos para la celebración de actos jurídicos o el desarrollo de cualquier procedimiento representa distintos beneficios:

  • Facilidad en la administración:

El CLM de TRATO permite al usuario almacenar los documentos y la información generada en la plataforma. Dicha información está protegida y encriptada, por lo que únicamente el usuario tiene acceso a ella. Asimismo, la plataforma sigue la trazabilidad de cada documento desde su creación, hasta su firma y ejecución.

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  • Reducción de recursos.

El uso de medios electrónicos permite a las empresas ahorrar recursos. Principalmente, la facilidad de acceso a la firma de los documentos permite a los participantes del contrato ahorrar tiempo y dinero en traslado, impresión y almacenamiento o resguardo de los documentos.

  • Seguridad Tecnológica.

Uno de los mayores beneficios que brinda la tecnología a la firma digital de contratos es la seguridad. Con la aplicación de diversos métodos de seguridad, como la biometría, el Usuario puede garantizar la identidad de los participantes al momento de firma del documento.

  • Eficiencia.

La automatización de los procesos de contratación, así como el almacenamiento digital y la certificación de las firmas electrónicas permite que los procesos de contratación de las empresas sea más eficientes pues los usuarios podrán acceder a la información generada desde cualquier lugar, realizar modificaciones, así como negociar y firmar en tiempo real.

  • Experiencia de Usuario.

TRATO es amigable y fácil de utilizar. Por lo general, el usuario final es parte del área administrativa, de recursos humanos, o de ventas, por lo que diseñamos una plataforma digerible para cualquier persona. No es necesario tener conocimiento legal para cargar un documento o plantilla y enviarlo a firma, únicamente será necesario que el usuario haya sido asesorado previamente en la redacción del documento, o cuente con un área legal.

  • Protección al ambiente.

Uno de los principales objetivos de la digitalización del Derecho es prevenir la deforestación y con ello el cambio climático al asegurar procesos 100% digitales, seguros y válidos frente a cualquier autoridad.

En México, en las últimas dos décadas se han desarrollado avances legislativos y tecnológicos para permitir el uso de nuevas tecnologías de la información y contribuir al aumento de la productividad. Lo anterior, pues el internet facilita el intercambio de bienes y servicios entre todos los sectores de la población.

Con las reformas del año 2000 en materia de comercio electrónico se buscó la digitalización de los procesos judiciales para fomentar el uso responsable de los recursos naturales y concientizar sobre el impacto que tenemos cada individuo sobre el ambiente.

¿Cómo beneficia la digitalización de contratos a los sectores comerciales?

El uso de herramientas tecnológicas en la administración de contratos permite que los encargados de procesos contractuales o generación de otros documentos jurídicos ocupen su tiempo y talento en tareas menos básicas como la creación del contrato, la renovación o traslados para la firma del documento.

Además, la digitalización de estos procesos permite que el almacenamiento de los documentos jurídicos sea automático y eficiente, facilitando su búsqueda posterior y evitando el desperdicio de papel y espacio.

TRATO es la herramienta más eficiente para la gestión y administración de cualquier documento o proceso jurídico. ¡Puedes leer nuestro blog para conocer otras soluciones o agendar una demo con nuestro equipo legal para aclarar cualquier duda o conocer más sobre el tema!

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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