¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Cada vez es más común el uso de la tecnología para la celebración de contratos. Lo anterior ya que la economía mundial se globaliza aceleradamente. Sin embargo, actualmente no existe instrumento internacional que regule a los documentos electrónicos por lo que es necesario estudiar las leyes de cada país para conocer los requisitos de validez de estos documentos.

Los contratos electrónicos en México comenzaron a regularse en el año 2000 cuando se introdujeron al Código de Comercio los conceptos de Comercio Electrónico, medios electrónicos, mensaje de datos, entre otros. 

A partir de entonces, el uso de medios electrónicos ha sido regulado en otras materias dando paso al desarrollo de nuevas formas de contratación e instrumentos jurídicos más seguros.

Gracias a las reformas en materia de tecnología pueden utilizarse medios electrónicos para celebrar Asambleas Generales, resoluciones unánimes de accionistas, títulos de acciones, contratos electrónicos, apertura de cuentas bancarias, declaración de impuestos, entre muchos otros.

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Contratos electrónicos en México

¿Qué son los contratos electrónicos?

Un contrato electrónico puede entenderse como aquella manifestación de voluntades para celebrar un contrato a través de un medio tecnológico. Este medio puede ser una plataforma digital, el cajero automático de un banco, un celular, una computadora etc.

Jurídicamente, la única diferencia entre un contrato electrónico y uno físico es la forma en que son celebrados. En la práctica, sus diferencias son mayores.

La firma de un contrato electrónico tiene mayores elementos de seguridad, ya que su construcción está basada en elementos biométricos (rasgos físicos de la persona) que son de difícil suplantación. Por ejemplo, la firma electrónica de TRATO está desarrollada con claves de único conocimiento de los participantes del contrato electrónico, así como pruebas de vida con verificación biométrica. 

Gracias a lo anterior, es posible identificar a los firmantes de un contrato electrónico en una fecha posterior a la celebración del contrato. Asimismo, con la integración de los sellos de tiempo de la Secretaría de Economía es imposible alterar el documento posterior a la firma del mismo.

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Tipos de contratos electrónicos más usados en México

Los contratos electrónicos en México pueden utilizarse para celebrar todo tipo de relaciones como:

Cualquier Firma Electrónica puede ser utilizada en el CLM de TRATO para la creación y celebración de todo tipo de actos jurídicos. También tenemos un área de legaltech que puede resolver tus dudas en materia de tecnología y derecho, o asesorar sobre el uso de la Firma Electrónica, el mensaje de datos y la NOM 151.

¿Por qué debes empezar a usar contratos digitales?

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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