¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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¿Qué es la administración de contratos?

La administración de contratos, como su nombre lo dice; nos permite tener una adecuada organización e implementación de los contratos que una empresa puede tener.

Con las reformas en materia de medios electrónicos, desde el año 2000 es más común que las empresas y otras organizaciones utilicen herramientas tecnológicas para digitalizar sus procesos administrativos y contractuales. Por ejemplo, pueden utilizarse sistemas biométricos para la autenticación e identificación de usuarios en la negociación de un contrato, así como la firma electrónica para que los mismos participantes puedan firmarlo desde el lugar en donde estén. 

De esta manera la administración de contratos permite el prevenir errores y mejorar la manera en que se manejan los contratos de una manera automatizada y con la última tecnología.

Además, pueden utilizarse herramientas como TRATO (un CLM o “Contract Lifecycle Management”) para la gestión de los documentos firmados antes y después de la negociación y firma de las partes.

Conoce también acerca de la gestión de contratos

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Administración de contratos para tu empresa

Proceso para tener una Administración de contratos efectiva

La celebración de un contrato comprende distintas etapas:

  1. Creación.

La creación del contrato parte de la construcción del documento, en donde deberán establecerse los datos generales de los participantes del contrato, las obligaciones de cada uno y su firma. En un CLM como TRATO la negociación del documento quedará registrada en el ciclo de vida y la construcción del documento resulta más sencilla que en la vía tradicional gracias a las herramientas de la plataforma.

  1. Envío y negociación.

Una vez construido el contrato podrán establecerse los datos de envío para revisión y negociación. Los comentarios, correcciones y propuestas que se hagan sobre el documento quedarán registradas en el ciclo de vida, garantizando la trazabilidad y autenticidad del contrato.

  1. Aceptación y firma.

Cuando el contrato esté listo para firmarse, los participantes podrán hacerlo desde cualquier lugar del mundo a cualquier hora, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley para que el contrato sea válido. Para lo anterior, la firma electrónica de TRATO y el documento electrónico integran un sello de tiempo de la autoridad correspondiente, según la jurisdicción en la que estemos trabajando.

  1. Cumplimiento de obligaciones y ejercicio de derechos.

La plataforma también tiene funciones que sirven para conocer y administrar el nivel de cumplimiento de los contratos. Además, con el desarrollo de la tecnología Blockchain, esa y otras herramientas pueden ser utilizadas para automatizar el cumplimiento de contratos en contratos inteligentes.

  1. Término y renovación.

Las notificaciones automáticas y el calendario con inteligencia artificial de TRATO permitirá que los participantes conozcan el estatus de los contratos, recordando la fecha de término o renovación de documentos.

  1. Almacenamiento.

Los documentos generados en la plataforma quedarán resguardados y la base de datos de TRATO está protegida con certificaciones de seguridad en datos personales a nivel internacional. Además, la información generada por el usuario está cifrada por lo que él será el único que tenga acceso a dicha información, garantizando la seguridad del usuario y sus clientes o proveedores.

Estos son los beneficios de usar contratos digitales

¿Qué beneficios me otorga la administración de contratos?

El uso de herramientas tecnológicas en la administración de contratos permite que los encargados de procesos contractuales o generación de otros documentos jurídicos ocupen su tiempo y talento en tareas menos básicas como la creación del contrato, la renovación o traslados para la firma del documento.

Además, la digitalización de estos procesos permite que el almacenamiento de los documentos jurídicos sea automático y eficiente, facilitando su búsqueda posterior y evitando el desperdicio de papel y espacio.

TRATO es la herramienta más eficiente para la gestión y administración de cualquier documento o proceso jurídico. ¡Puedes leer nuestro blog para conocer otras soluciones o agendar una demo con nuestro equipo legal para aclarar cualquier duda o conocer más sobre el tema!

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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