¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Cada vez es más común que las empresas digitalicen sus procesos de contratación. A partir de las reformas del 2000 y las recientes modificaciones al Código Civil en materia de medios electrónicos es posible utilizar la tecnología para la celebración de distintos actos jurídicos y contratos electrónicos.

Para el sector inmobiliario, la aplicación de la tecnología representa un gran ahorro de recursos en tiempo y dinero. Pueden celebrarse contratos electrónicos de compraventa de inmuebles, arrendamiento, prestación de servicios, entre otros; así como garantizarse el pago de obligaciones por medio de títulos de crédito electrónicos.

Aplicación de las firmas electrónicas en el sector inmobiliario

El uso de medios electrónicos en la celebración de contratos hace más eficiente el proceso de adquisición y renta de inmuebles gracias a las funciones de automatización y seguridad. La implementación de herramientas como la biometría y el blockchain permite que los contratos electrónicos celebrados a través de la plataforma de TRATO garanticen la identidad de los firmantes y que el documento no sea modificado después de la firma.

Conoce a detalle cómo se usa la firma electrónica avanzada en el sector y cómo te ayudaba como broker

Creación de contratos inmobiliarios válidos

La plataforma de TRATO tiene distintas funciones para la generación y preparación de documentos electrónicos. Por un lado, puedes utilizar el formato de TRATO, que entre otras cosas permite la colaboración en la construcción del documento por bloques o elementos del contrato con usuarios de la plataforma y personas externas. Esto significa que podrás limitar las modificaciones que realice tu contraparte por elemento del contrato, ya sean declaraciones o cláusulas. Además, puedes utilizar las funciones de office online al cargar un documento en formato word. Esto permitirá que los participantes del contrato descarguen el documento y generen otra versión desde su dispositivo. Luego podrán cargarla y TRATO comparará los dos documentos para que el usuario elija la mejor versión o realice una nueva a partir de las otras. Por otro lado, pueden firmarse documentos electrónicos en formato PDF, el usuario únicamente deberá agregar los campos de firma y variables para que los participantes del contrato digital completen sus datos.

En todos los formatos pueden agregarse múltiples participantes, formularios para completar información, así como solicitar documentos adjuntos y establecer notificaciones automáticas para cada firmante.

Negociación en tiempo real de los documentos electrónicos

La plataforma electrónica de TRATO permite la negociación en tiempo real entre los participantes, lo que hace más eficiente el proceso de negociación.  Sin importar el lugar de conexión de los firmantes, estos podrán colaborar en la redacción, firma y ejecución del documento. Además, las modificaciones y comentarios realizados sobre el documento serán registrados en el ciclo de vida del contrato, permitiendo al usuario acceder a ellos en cualquier momento, incluso después de la firma digital del contrato.

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Gestión de contratos inmobiliarios y su digitalización.

Mayores niveles de seguridad (Certificación, biometría y Geolocalización)

La identidad digital es parte del patrimonio de una persona, por lo que es importante mantener los estándares más altos de seguridad al momento de contratar electrónicamente. Para lo anterior, la plataforma electrónica de TRATO integra blockchain a la firma de los documentos y sellos de tiempo emitidos por distintas autoridades para garantizar que los documentos no fueron modificados después de la firma.

Además, pueden aplicarse medidas de seguridad biométrica para asegurar la identidad de los firmantes. Por ejemplo, la prueba de vida del participante aceptando los términos y condiciones del contrato o la verificación de documentos oficiales. Por último, puede solicitarse la geolocalización de los participantes para confirmar su domicilio o como medida extra de seguridad.

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Pagaré electrónico para garantizar obligaciones

El pagaré electrónico de TRATO está desarrollado con tecnología blockchain que permite que cada título de crédito sea único, cumpliendo con los requisitos de originalidad y autenticidad. Esto significa que pueden firmarse pagarés electrónicos con la finalidad de garantizar las obligaciones de renta o compra de inmuebles. 

La plataforma de TRATO permite seguir la cadena de endosos que haya tenido el título de crédito desde su creación, además de permitir al propietario del pagaré cancelarlo o destruirlo sin necesidad de acceder o tener una cuenta en TRATO. Con la tecnología de TRATO se garantiza la cadena de transmisión del documento digital segura, eficiente y accesible para ambas partes.

Seguimiento de los contratos electrónicos

La plataforma de TRATO permite automatizar procesos jurídicos desde su generación, firma y negociación de los documentos, hasta su almacenamiento, la configuración de su flujo, aprobaciones internas y externas, así como seguimiento del cumplimiento y renovación automática de los documentos. Además, registra todos los movimientos del documento desde su creación, modificaciones, comentarios, vistos buenos, firma, ejecución y vencimiento, entre otras cosas. Con esta herramienta, el usuario podrá identificar el estatus de los documentos, además de permitirle conocer si los participantes han recibido y abierto el contrato, completado su información y realizado su firma electrónica. Esto garantiza un seguimiento en tiempo real de los documentos y contratos digitales.

Además, pueden configurarse distintas acciones de los participantes para establecer un porcentaje de cumplimiento en los contratos. Por ejemplo, el envío y recepción de documentos o el pago de obligaciones.

Envío de recordatorios

Las notificaciones automáticas de TRATO permiten que el usuario envíe recordatorios de la firma del documento o de otras etapas del contrato. Por ejemplo, alguna fecha de pago o incluso el término de vigencia del contrato. El encargado del proceso contractual podrá recordar automáticamente a los participantes cada parte del proceso de contratación.

Así cambió al sector inmobiliario e inmobiliarias el uso de la firma electrónica y la digitalización

Uso como prueba en juicio

El reconocimiento de la tecnología y los medios electrónicos en las leyes permite que puedan utilizarse este tipo de herramientas en la celebración de contratos y otros actos jurídicos. La razón principal es porque la tecnología puede garantizar mayores niveles de seguridad para la identificación de los participantes y el resguardo de la información.

Recuerda que TRATO es una plataforma para digitalizar todo tipo de procedimientos jurídicos y que el área de legaltech está preparada para auxiliar al usuario en la celebración de contratos electrónicos para cualquier materia. En el caso del sector inmobiliario, tenemos distintas herramientas que te ayudarán a digitalizar por completo tus procesos de contratación. ¡Agenda una demo para conocernos!

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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