¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Las medidas de seguridad de TRATO están divididas en tres niveles de Blindaje que pueden aplicarse dependiendo la naturaleza del contrato y el flujo necesario:

Blindaje de Firmas Electrónicas nivel 1 – EVIDENCIAS DIGITALES

El Blindaje de Firmas Electrónicas nivel 1 es el primer filtro de seguridad y se encuentra en todos nuestros servicios. Este blindaje integra evidencias digitales a la firma del documento que garantizan las circunstancias de modo, tiempo, lugar e identidad de los participantes. Dichas evidencias digitales son:

  1. Blindaje de Firmas Electrónicas de TRATO
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El número de ID es distinto para cada uno de los documentos firmados en TRATO. Esto sirve para identificar el documento y hacerlo único.

  1. Evidencias circunstanciales (Identidad del firmante, fecha de firma, IP del firmante)
JOkpt XVJforiXCOOtjHF5

La identificación de los participantes, la fecha y lugar de firma son requisitos indispensables para la celebración de un contrato.

  1. Firma Electrónica con trazo biométrico (Firma autógrafa)
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La firma biométrica de los participantes es un dato que permite identificar al firmante después de la firma del documento.

Blindaje de Firmas Electrónicas 2 – CERTIFICADOS DE AUTORIDAD

El Blindaje de Firmas Electrónicas nivel 2 certifica los documentos firmados con un sello de tiempo de la autoridad correspondiente:

  1. En México, la Constancia NOM-151-SCFI-2016, emitida por la Secretaría de Economía, es la que contiene los requisitos que debe cumplir un documento electrónico para ser válido frente a cualquier autoridad.
  1. El Blindaje de Firmas Electrónicas Nivel 2 certifica la fecha y la integridad de las comunicaciones que existan entre los participantes y su firma electrónica.
  1. El uso de los sellos de tiempo, da fecha cierta de la firma del documento. Esto garantiza que este no cambiará después de la firma electrónica.
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  1. Los proveedores de servicios certificados que integran los sellos de tiempo pueden verificar la integridad de los documentos firmados electrónicamente.

Blindaje de Firmas Electrónicas 3 – MANIFESTACIÓN ELECTRÓNICA

El Blindaje de Firmas Electrónicas nivel 3 graba una declaración en video del participante aceptando los términos y condiciones del contrato, así como el uso de la firma electrónica:

  1. Declaración en video del participante manifestando su voluntad de firmar el contrato.

La manifestación de la voluntad para contratar puede realizarse de manera expresa a través de medios electrónicos con una videograbación para dar mayor seguridad a la firma del contrato.

  1. La evidencia o declaración se obtiene única y específicamente para la firma del contrato para dar validez de la prueba.
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  1. El video de consentimiento se adjunta al expediente electrónico del contrato para su consulta posterior.
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El expediente electrónico del contrato contiene el contrato en pdf, sus anexos y la evidencia criptográfica y biométrica.

  1. El video se integra al contenedor digital del contrato y se certifica su fecha y contenido con la NOM-151 y el contrato.

Blindaje de Firmas Electrónicas 4 – VERIFICACIÓN BIOMÉTRICA Y DE DOCUMENTOS

El Blindaje de Firmas Electrónicas nivel 4 utiliza sistemas de biometría para verificar la identidad de los firmantes. Asimismo, pueden verificarse identificaciones oficiales con la autoridad correspondiente:

  1. Verificación de la autenticidad del INE
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TRATO valida que las identificaciones presentadas por los participantes sean legítimas y estén vigentes.

  1. Verificación biométrica
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Puede verificarse la identidad del participante con la fotografía de su identificación oficial y una selfie al momento de firma del contrato.

En TRATO siempre buscamos brindar la mayor seguridad a nuestros clientes. Los 4 diferentes tipos de blindaje, permiten que esto sea posible. TRATO está actualizándose continuamente y buscando las mejores soluciones para proteger la información de los Usuarios y que los mismos estén seguros. Te invitamos a contactarnos y comenzar a digitalizar tus documentos con TRATO, verás con nuestra plataforma podrás hacer más eficiente tu proceso de contratación, así como ahorrar, gestionar y administrar mejor tu tiempo y dinero.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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