¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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Seguramente te has preguntado ¿cómo saber que la persona que firmó un contrato realmente es quien dice ser?

En la contratación física, para verificar la identidad de los participantes debe ofrecerse una pericial en grafoscopía en un proceso judicial. Siendo la única vía para vincular al usuario con su firma. Por otro lado, en la contratación digital cuentas con otras medidas de seguridad como lo son los datos biométricos.

Los datos biométricos son aquellos que se obtienen para identificar plenamente a su propietario. Estas características son únicas en cada persona y de esa manera los usuarios pueden utilizar su cara, voz e incluso forma de moverse para identificarse frente a terceros.

Como mencioné en el artículo de Biometría y Derecho: tu cuerpo como contraseña la Biometría es el conjunto de técnicas empleadas para verificar la identidad de las personas a partir de sus características fisiológicas o su comportamiento. Gracias a que cada ser humano cuenta con rasgos únicos, podemos utilizar nuestra fisiología para identificarnos frente a otras personas. Así, poseemos rasgos físicos y desarrollamos patrones de comportamiento que nos distinguen de otras personas.

En TRATO utilizamos los sistemas biométricos de la siguiente manera:

Blindaje de Firmas Electrónicas ®

(i) Blindaje I. ®

  • Trazo digital de la firma autógrafa del participante que permitirá reproducir dicho trazo en tiempo real, facilitando la identificación del usuario.
  • Geolocalización del lugar de firma de los participantes del contrato. Permitirá saber el lugar desde el cual el usuario firmó el documento.
  • Dirección IP de la celebración del contrato.
  • Acceso al contrato a través de un dispositivo de control exclusivo del participante.

(ii) Blindaje II. ®

Sello de tiempo de la autoridad respectiva a la jurisdicción aplicable a cada contrato. Un sello digital permite dar fecha cierta y vincular al participante del contrato con su firma electrónica y el documento. En TRATO puedes utilizar el sello de tiempo de distintos países. 
En el caso de México, TRATO certifica los documentos con la NOM 151 a través de la Secretaría de Economía.

(iii) Blindaje III. ®

TRATO Biométrico que consiste en la Declaración Electrónica de la Voluntad® de los participantes a través de la grabación de un video aceptando de forma específica la contratación y el contenido del contrato.

(iv) Blindaje IV. ®

Verificación KYC, a través de la revisión de los datos personales de la identificación oficial de los participantes y la comparativa entre la fotografía de la identificación oficial de los usuarios y una fotografía de su rostro.

El empleo de la biometría en la gestión de tus contratos brindará la confianza y certeza necesaria para que tus clientes y en general cualquier participante de un contrato tenga evidencia de la validez de los contratos que celebren.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

Digitaliza tus procesos

Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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