¿Por qué ahorras contratando TRATO?

A partir del reconocimiento del Comercio Electrónico, el desarrollo de distintos procesos jurídicos se ha simplificado. En específico, la creación de los Contract Lifecycle Management (CLM).

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¿Qué es un acuerdo de confidencialidad?

Es un documento cuyo fundamento legal lo encontramos en el artículo 82 de la Ley de Propiedad Industrial, en el cual compromete a la parte Divulgante en este caso propietario de la información, producto, actividad y/o negocio con un tercero para que toda la información que manejan entre ellos sea secreta y con la plena confianza de que no será divulgada o difundida.Es utilizado en las relaciones comerciales y en general es más utilizado en el sector empresarial. En inglés se denomina  Non-Disclosure Agreement o NDA. En el tratado, las partes firman el formato de confidencialidad y estarán trabajando bajo las normas descritas del documento y entendiendo que un tercero no puede violar las reglas y usar la información como propia sin el consentimiento del propietario.

Este acuerdo de confidencialidad reconoce la necesidad que tienen las partes de consultar cierta información con terceros para hacer negocios más productivos e incluso cerrar acuerdos comerciales, permitir que una idea sea llevada a la práctica y conocimiento de un cierto producto en el mercado. Comúnmente, este tipo de trámites se hace por escrito, fechado y con la firma de ambas partes por la cual tiene que existir un consentimiento de los participantes del acuerdo.

Detalles a considerar en un Acuerdo de Confidencialidad:
  • Descripción de la información para que todas las partes comprendan el ámbito del convenio
  • Detalle de las razones por la cual la información confidencial puede ser compartida con terceros y cómo será utilizada. Usualmente, las partes que reciben la información deben usarla para el propósito limitado que se explica y no de otra manera
  • Excepciones de limitar la información de terceros
  • Otros aspectos acerca del convenio que sean de vital importancia para el propietario y que necesita que queden claras

Nota: Se debe dejar claro que el contrato o acuerdo de confidencialidad no sirve para proteger ideas de negocios, sino que la información de desarrollo (know how) de esas ideas es el bien protegido

Los acuerdos de confidencialidad tienen un objetivo que es permitir que las empresas obtengan financiamiento, contratación de expertos, cerrar acuerdos comerciales y ventas de su negocio con la seguridad de que cada proceso será confidencial y estos no serán usados por terceros para perjudicar al propietario.

Las empresas quieren o necesitan proteger documentos o datos como:
  • Solicitudes de inversionistas o socios para un nuevo proyecto
  • Patentes, información que pueda revelar la estructura de un producto
  • Trámites de negociación con un comprador de la empresa
  • Accesos de empleados o contratistas confidenciales de la empresa, en la que la divulgación de los datos encontrados podría afectar las finanzas del negocio

Su principal objetivo es proteger cualquier tipo de información que, si fuera difundida, puede afectar gravemente a una actividad comercial o a una empresa que lo hace necesario, inclusive en las relaciones laborales, cuando de por medio hay conocimientos tecnológicos o científicos es por ello necesario establecer cláusulas penales en el caso de infringir un menoscabo de la parte Divulgante.

1. Reducción de costo de Operaciones

La contratación física hará que por lo menos un delegado de cada participante se traslade al lugar de la celebración. Esto quiere decir que para la firma del documento será necesario que las partes realicen gastos de transporte para la negociación y firma del contrato, igualmente, en caso de que las partes decidan enviar los documentos por correspondencia, tendrán que pagar los gastos de envío y recepción. En ambos casos, además de los gastos económicos tendrán que invertir tiempo.

Por otro lado, la negociación y contratación por medios electrónicos permite que los participantes desarrollen la construcción y firma de dichos documentos digitales desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real, sin necesidad de realizar gastos de transporte, envío o recepción, además de ahorrar tiempo.

2. Reducción de costos en material 

Asimismo, celebrar contratos en tinta y papel requiere que los participantes cuenten con el equipo y material necesario para la impresión de todos los documentos que integran al contrato.

En principio pareciera ser un gasto menor, sin embargo con el tiempo representa uno importante, además de prevenir la impresión excesiva de papel y por lo tanto la afectación al ambiente.

Con el uso de un CLM, no tendrás que realizar gastos en material, sino que podrás utilizar cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet que esté a tu alcance, ya que los servicios ofrecidos por la plataforma de TRATO funcionan en la nube.

3. Reducción de costos en resguardo de documentos

El almacenamiento y la búsqueda de documentos físicos es un costo que tendrás que considerar si continúas celebrando contratos de manera convencional. Pagarás la compra o renta y el mantenimiento del lugar en el que se resguarden el papel y la búsqueda manual hará que encontrarlos tome una suma de tiempo considerable.

Por otro lado, el uso de medios electrónicos, en específico de un CLM ofrece el almacenamiento de documentos en la nube, por lo que el resguardo y la búsqueda de documentos será sencilla y no representará un gasto extra para ti.

4. Mayor seguridad 

En caso de repudio de la firma por cualquiera de los participantes en un contrato físico, únicamente puede cerciorarse de la identidad de las personas a través de la pericial en materia de grafoscopía.

El uso de medios electrónicos representa mayor seguridad para los participantes de un contrato ya que una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante, identificarlo, ser creada a través de medios que el firmante mantiene bajo su exclusivo control, haber estado vinculada a los datos con los que se relaciona y ser capaz de detectar cualquier cambio en dichos datos.

En ese sentido, la firma electrónica ofrece mayores elementos de seguridad, además en TRATO creamos blindajes electrónicos basados en sistemas de biometría para que protejas los documentos que trabajes en la plataforma digital, así como para facilitar el reconocimiento de los participantes de un contrato en caso de controversia.

5. Eficiencia (hace que los colaboradores puedan ocupar su tiempo en las cosas importantes [contenido, fondo, documentos])

El empleo de medios electrónicos eficientiza los flujos de contratación de las áreas legales, de manera que los miembros del equipo pueden ocupar su tiempo en funciones más relevantes como el contenido, fondo y obtención de documentos necesarios para la celebración del contrato electrónico.

6. Compliance (seguimiento, trazabilidad)

Las herramientas tecnológicas facilitan la observación de los procesos de contratación. En TRATO puedes dar seguimiento a la trazabilidad de los documentos electrónicos gracias al sistema blockchain. 

Conoce más sobre el pagaré blockchain.

Así, como conclusión los beneficios de utilizar un CLM como TRATO son:

(i) Eficiencia de procesos, implementar el uso de este tipo de herramientas permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero;

(ii) Inmediatez, la gestión de los contratos digitales resulta tan sencilla como entrar a la aplicación de mensajes instantáneos del celular;

(iii) Control, las plataformas digitales para la gestión de contratos electrónicos permiten el control total y absoluto sobre la creación y gestión de documentos jurídicos.

Implementar el uso de una plataforma tecnológica como TRATO es muy sencillo, ya que está preparada para digitalizar tus flujos de contratación, por lo que representa  el primer paso para digitalizar tus procesos jurídicos.

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Con TRATO puedes firmar tus contratos o documentos digitales con la seguridad de la tecnología blockchain para toda tu gestión de tu área legal.

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